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Eva姚
2019-06-17 23:37
高效沟通,职场里你不容忽视的4个沟通技巧
本篇优秀文章被收录在“外贸职场没你想的好混”专题

外贸工作大部分是重复而枯燥的,交际圈子不大,自然这个群体也就很少会有人去注重职场沟通技巧,尤其是刚从学校毕业的商贸或者英语毕业的学生,作为职场新人,难免会在刚工作那几年受委屈,特别是因为不会沟通导致的困难。

当然职场沟通障碍不一定初出茅庐的新人有,包括老业务员也有,比如我🙋……哪怕是刚上管理层的也算领导新人不是吗。

尤其最近因为要找新产品,我频繁的跟各类业务员打交道,一度让人沮丧和颓废。

当然除了自己的原因之外,也有与人跨行业协作的受挫。

这也是为什么我很青睐与米课学员合作,他们在沟通这方面要比绝大多数外贸人强,尤其是学过毅冰米课的学员。

我们工作中各种关系是需要“平衡”的。

当工作中“上下左右”沟通关系中出现失衡之后,心态就会出现很大的问题。

那什么是上下左右的职场沟通呢?

每个人在职场中基本都会面临“上下左右”的沟通关系:

“上” 即自己的客户,或者是自己的直接上司;

“下” 即自己的下属或者晚辈(没有下属的除外,所以基层员工的职场关系要简单很多);

“左右” 即团队内部的同事,或需要跨团队协作的同事,或可以交流的同行等。

当“上下左右”基本平衡时,这个人的沟通状况是健康的,你的工作状况基本也会是比较稳定的。

而当“上下左右”失衡时, 你的心态可能出现问题,佛系接单和随意社交,就变成了职场常态。

工作状况也会走下坡路。

职场中沟通有很多种形式,包括

1. 口头沟通:面对面交流

2. 非语言交际:肢体语言、手势、我们的着装、举止甚至身体散发出的气味;

3. 书面沟通:信件、电子邮件、书籍、杂志、互联网或其他媒体;

我主要想聊的是线上沟通和口头沟通两个方面

先分享我个人非常抵触的几个回复方式:

1/ 🙂

工作中,总有人每个句子都附个微笑表情,生怕别人不知道他的中庸之道和处世态度。

你问:请问你们这个产品过UL吗?

他答:稍等,我去问一下🙂

你问:好的,大概要多久呢?我需要这个产品的所有参数

他答:工程还没上班,晚点我问到了再回你🙂

你问:好的,谢谢,我想问下你这款产品出口过美国吗?

他答:暂时没有,请问你们是做什么的?🙂

我:夏天很热,我很燥,再见🙂

2/ “!”

如果不是特别强调,请大家慎用,每一个句尾带!号,往往反应了你急不可耐毫无礼貌不可一世的心理状态

3/ “嗯”😔

敷衍,聊天终结语句。如果你跟别人大体是用这个结尾的话,基本上没有人能感受到你认真与人沟通的态度。

除非你的职业属性是注重个性化,非主流的,否则我还是觉得在职场中,注意你的措辞,就是尊重你的工作。

尤其是外贸人,大部分是寡言少语缺交际的,就更应该注意在线沟通的技巧。

以下是我平常在阅读或者自己工作经验中输理的,分为二个部分,希望对你有用

1⃣️ 和领导新人沟通的4个要点💡

2⃣️ 和下属新人沟通的4个要点💡



先讲第一部分:1⃣️ 和领导沟通的4个要点

1.1/ 选择题而不是问答题💗

其实不只是领导,我相信所有人都喜欢做选择题,而不是问答题。

有些人在跟领导汇报工作的时候,特别容易犯的错误就是给领导出一道问答题,也就是直接问领导答案或解决办法。


这也许是因为自己的经验或知识的确有限,是真心不知道答案或怎么办,才去问领导。🙈

但是这样做只能给领导留下很不成熟,能力欠佳的印象。

而给领导出选择题则完全不同,它是你在提出问题的同时,你给出了几种建议或方案,以及每种方案的优劣势,最后阐述自己认为合理的建议和相应的理由,以备领导选择和决定。

大多数领导都喜欢这样的汇报,因为他雇了你,就是要让你做好基础调研工作(问答题),而他则把精力放在如何有效做决策(选择题)

乔布斯👤有一句话,在这里也非常值得借鉴:

📝It doesn't make sense to hire smart people and then tell them what to to , We hire smart people so they can tell us what to do📢

1.2/ 重点突出,逻辑清晰, 不讲废话💗

我们设想这样一个简单场景,你负责策划参展的准备事宜,关于确定酒店,你来征求领导的意见。

如下几组对话方式:

对话1:🙅

你:“老大,香港展会我们定什么酒店?”

领导:“你问我,我问谁!” 

你老大眼皮抬都不会抬一下。😵

你心里一万匹草泥马狂奔。

对话2: 🙅

你兴致冲冲跑到领导办公室。

你:“老大,香港展会我们定如心酒店,富豪酒店还是皇冠?”

领导: “都行”。

你一脸懵逼。这不等于什么都没说吗?


正确的打开方式应该是这样的:🙆‍♂️🙆

你:“老大,初步定五星级酒店,同样面积和床型,如心酒店1240,富豪1100,皇冠1400,其中如心和皇冠可以提供会议场所,富豪酒店没有,但是有茶歇,我们有两个以色列老客户也住在这里,顶楼有游泳池,如果参展期间没有和客户开会的需求,建议选择富豪” 

领导:“好的,你去把富豪酒店订了,顺便约一下和客户吃饭的时间😊”


当然实际工作中还会有更多细节需要罗列,做综合对比,领导很有可能针对某些细节继续追问,但是只要你能够将调研工作提前做好,将每个方案的优劣势罗列出来,并提出自己的建议,领导综合评估后,最优方案就会脱颖而出📸️

不信你这样试几次,你的老大一定对你刮目相看👀

领导的时间都很宝贵,没有时间和耐心听你长篇大论,所以要提前想好这次谈话的目的和核心要点,比如重点1,2,3。还需要注意将重要的事情放在最前面说。

领导对那些说话啰嗦,没有重点,语焉不详,东拉西扯的人,心里其实恨的牙痒痒,表面上却只能笑而不语😏

所以,如果你自己都没有想清楚的事情,就不要急着去找领导,因为到时你只能越说越乱,领导最后都被你说凌乱了。

1.3 先讲结论, 再展开具体说明💗

我们一般人通常喜欢将事情的来龙去脉先说清楚,然后才给出结论。

但是这其实并不适合对领导的汇报。还是那句话,领导一般没什么耐心,当你沉浸在自己一步一步描述细节的时候,领导心里却只有一句:“你到底想说什么?”“你的point是什么?”🙍


我们需要先给出结论,让领导知道你的态度和想法,然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和论述。

如果不是这样,遇到脾气好的领导,他其实真的是在耐着性子听你说,而没耐心的领导会马上打断你,质问你的结论是什么,让你非常尴尬,这样的例子我见过太多,什么难堪的情形都有。

先讲结论,再具体说明,这样组织信息,可以有效传递最重要的内容,并能体现你的专业度。💯

1.4 罗列要点💗

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罗列要点是为了更精简的向别人传达信息点,最简练,最有效的把这些信息传达出来,尽可能降低对方的接收成本。

这个技巧非常简单,但在职场中,十分有效。

(我要传达什么信息)和(这个信息有几个要点),可以让对方对接下来的内容有一个心理预期,让对方知道,你要讲的是什么事情,范围是什么,我需要调动大脑中哪些相关的信息,来更好的理解你要说的内容。

然后,直接表述信息点,可以帮助对方节省(转化)的过程,尽量避免信息的失真。

需要注意以下三个点:

➡️ 1/ 阐述要点的时候,不要超过4点。

因为人的短时记忆只能记住4个单位的内容,超过4点的话,会令对方感到(超负荷)

➡️ 2/ 各个要点之间,在逻辑上必须彼此独立,互不交叉,否则会给人十分混乱的感觉。

➡️ 3/ 每个点只讲述1个事情。如果过于复杂,就把多件事情合并成一件,分层次讲。

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再来讲第二部分:2⃣️ 和下属沟通的4个要点

和下属的沟通技巧,个人比较推崇汤君健的四字口诀:我说你听,你说我听,我做你看,你做我看

2.1 我说你听👩‍🏫

口头指导,交代到位,遵循三个步骤来把事情交代清楚:是什么,为什么,怎么做

“是什么”:你要做的是什么事

“为什么”:这件事对公司或者对个人的意义是什么,重要性有多高

“怎么做”:我建议你怎么做,一二三,最后这一步是帮助下属拆解任务,建议流程,强调重点

2.2 你说我听👩‍🏫

让下属重复,确保他理解了要点,把步骤和道理,切换到具体的场景里,让下属发表他的看法,提出自己的疑问。

2.3 我做你看 👩‍🏫

亲身示范,重点是保证下属看得清楚,学得到,遵守严格的流程和步骤,让下属学到良好的工作习惯。

这一步,追求的是可复制的工作方法,而不是你自己觉得怎么方便就怎么来。

这里可以借鉴华为的“先僵化,后优化,再固化”

2.4 你做我看👩‍🏫

这个过程要避免陷入两种状态:

🙅‍♂️一种是心太软

🙅‍♂️一种是控制欲太强

观察的时候不要打断,反馈的时候,下属先说你再说。

提出反馈的时候可以围绕三个部分组成:

* 表现好的地方 👍

* 可以提升的地方 💪

* 和下一步的改变计划👣

重点是让下属明白,自己是为自己的需求而工作,而公司则需要想一下怎么帮下属把目标和现在工作结合起来

* 了解下属想要什么🤔

* 让下属看见公司能给他带来什么🤔

* 让下属清楚你对他的期望是什么🤔

..............................................................................

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关于沟通,也有很多好书,像罗伯特的《影响力》, 刘墉的《说话的魅力》马歇尔的《非暴力沟通》 以及里德・霍夫曼《至关重要的关系》

年中大促618到了🛒,大家可以去入手几本📖

希望我们都好好说话,有事好商量,遇事勤沟通❤️

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Eva姚 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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Eva姚

深漂Soho一枚,擅长以静制动,润物无声的业务模式 做手机周边和车载周边的产品。 二个品牌的合伙人

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