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Elevan
2019-06-22 02:12
(Elevan原创)如何轻松搞定供应商管理-002

(002-供应商评估,一整套系统)

  在上一篇文章“001-思维升级,重新认知”中,主要围绕供应链的整体思维让大家重新认识未来的竞争。从这篇文章开始,主要围绕供应商管理的执行层面详细内容。

  当我们通过各种渠道开发新供应商时,在进行了初步的调查之后,可以设置一定维度的选项进行筛选,最终我们会选出一家或几家综合得分较高且有意向的供应商。这些我们觉得有意向的供应商,我们一般需要进行现场实地考察。那么这个“供应商评估”到底应该怎么去做,才能有效达到我们的考察目的?

一、首先,我们必须要明确所谓好的供应商应该具备的特质。

1.1  优秀的企业领导人

  一个人思维的高度决定一个人的出路,一家企业的领导人思维的高度决定这家企业的出路。如果供应商领导人的思维狭隘、目光短浅、格局较低,即便公司的产品可以,未来合作的道路一定坎坷无数。除了看领导人的思维格局以外,我们也要尽量想办法去了解其人品当然不可能直接问对方,那样也太傻X了。例如间接问和这个供应商合作中、合作过的业内同行或供应商公司中的一线员工等。

  关于人品这点,个人感觉太TMZYL!!!我经历过的不靠谱供应商的各种故事,串起来估计可以搞个3天2夜脱口秀。给大家分享一下我遇到过的比较奇葩的供应商故事:我之前合作的某供应商(简称ST),主营压力容器,ST具有军工资质,算我们之前的行业这个产品领域中全国前3。因为当时市场行情好,订单爆棚,肯定就不需要他们销售员出去跑市场,都是待在公司里等订单,所以ST的订单交货期就不用猜测了:经常延期。因为我当时的公司一个非常大的项目实在紧急,当时我找了ST的老板沟通协调,虽然有困难但是对方还是答应了并给了一个双方约定好的交货期。接下来的故事就厉害了,约定的交货期之前,我的助理和对方公司联系都是OK的,直到当天上午电话里确认货已经从对方厂里发出也是OK的(一般从ST到我之前公司的项目现场大约2小时车程)。我们的项目现场各个部门人员都在有条不紊地准备着相关的安装工作,结果。。。。一个电话、两个电话、三个电话。。。。从刚开始说出发了,到车辆轮胎坏了,到驾驶员出车祸死了!!!结果我助理去了ST公司,发现货在那,压根就没装车。这种情况,我估计也只有电视剧的编剧敢这么写,但是它的确发生了,而且我当时才26岁左右,深深地伤害了我的心灵。所以我觉得领导者的人品不行,公司肯定不会走长久,后来ST在行业洗牌中奄奄一息,上千人的工厂现在一年五千万销售都不到(如果没有军工的项目估计早破产了)。

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  当我们把供应商领导者的思维、格局、人品论证后,还需要关注什么?我一般还会特别关注领导者的专注度,特别是一些经营多年的供应商,这点相对来说更重要。通常来讲,一个公司领导者的注意力在哪,哪就容易出结果。在当前这样一个信息高速发达的时代,能够赚钱的机会和诱惑实在太多了,特别是赚“快钱”的机会。如果一个供应商的领导者不能在自己的领域做到专注,想法过多且分散的话,不但会造成公司内部管理易出问题或破产,也可能在未来的哪天直接跨行不生产当前的产品了。(前有首富黄光裕,后有金立手机刘立荣......)

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1.2 高素质的管理干部

  在洽谈合同等重要环节,一般可能都由企业的领导人主导,但是当合同执行时,基本我们对接的人都是这家企业的管理干部们,例如销售部、技术部、质检部、生产部等部门的负责人。这些供应商的管理干部素质为什么重要?因为这些人直接或间接地影响着我们订单的交货期、品质、服务等。

  从事外贸行业这几年,我就遇到过供应商FK(工贸一体)的工厂厂长私下和很多业务员说可以飞单,甚至自己还在多年前与别人合伙注册了同行业同类别产品的工厂运行着;遇到过供应商工厂的质检领导和工作关联部门的女员工有私情等各种涉及到管理干部素质和职业操守的问题。最终,这样的供应商工厂肯定内部管理混乱,不是交货期不及时,就是经常出现质量问题,而且还是多年不改。。。

1.3 较稳定的员工群体

  很多行业的专业人才培养是漫长的,企业往往都需要在一个专业人才身上连续投入多年的资源,才能让其成长,例如研发、工艺、技术等岗位。如果一个供应商的员工流失率较高,除了容易导致其产能不稳定经常延期交货以外,还会导致其生产的产品品质不稳定,经常出现次品。供应商的员工流失率一般可以通过和领导者、管理者的交流中获取一定的信息,然后通过和一线员工的交流中进行论证。除了员工的流失率以外,我们还可以去捕捉一些细节,这个基本就是靠各自的多年经验来总结出来了。

  各位小伙伴,前方高能,请抓紧时间上车,老司机要开始飙车了~~~

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  如果你是一个爱学习、思考和喜欢捕捉细节的人,你可以好好研究供应商的一线员工的面部表情,这个细节也许会让你打开一个新世界。如果你看大多数员工的表情是不开心的且不怎么愿意和你打招呼的,基本代表公司内部存在着不少的问题,因为这种情绪一定会影响他们的工作状态。相反,如果大多数的员工表情是开心的,会主动和你打招呼,这种情绪也会影响他们的工作状态,但往往是往好的方向,比如提高工作积极性和工作效率等。

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  上面的面部表情分析,主要运用到的技能是心理学之面部表情研究。在面部表情研究领域,美国的知名心理学家保罗·艾克曼(Paul Ekman)是站在最前沿的卓越研究者。除了对眼睛、嘴进行研究以外,他和他的研究团队还发现眉毛可能比眼睛的作用更重要,大家空了可以自己去学习,今后和客户或供应商谈判时或许能用上。PS:如果你需要有效的伪装,一定要把你的眉毛遮起来!(所以我现在一般谈重要事情,都喜欢戴帽子把眉毛遮住,哈哈哈~~)

1.4 较稳定的机器设备

  机器设备(生产设备+检验设备)的品牌、数量、新旧程度、购买价、使用年限/情况、维修/保养情况,都直接影响到供应商的产能、品质。

  我们可以通过对供应商生产设备及检验设备的的调查,来初步判断供应商的产能与产品质量是否能够满足我们的采购需求。在这个基础上,我们也要去预测在紧急订单情况下,供应商的极限生产承受范围(能接受的最低产量及最高产量),以便我们为后期订单安排做一个有效的预测。

1.5 较完善的管理制度

  大多数中小企业管理模式都是采用“人管人”的模式,没有管理制度或管理体系,这样往往因为沟通环节不畅通导致管理通道阻塞,从而降低了工作的效率,经常出现扯皮、推诿的情况。建立完善的管理制度,可以调动员工的工作积极性,从而保障产品的品质、供应商的服务是优质的。

  一个企业能够正常运行,肯定不能缺少专业的管理制度,是否专业其实就与此专业或职能方面的规范性的标准、流程或程序、规则性的控制、检查、奖惩等因素组合而成,在很多场合或环境下,规则=规范+程序

那我们一般需要看供应商的哪些管理制度?公司的组织构架、职能部门的划分、岗位职责、工作流程、管理表单等文件,例如我一般会在考察供应商工厂时看生产线上有无作业指导书或卡片。对于小作坊式的供应商来讲,要么压根没有管理制度,要么就有一点且基本不执行。那这里面其实即是风险,也是机遇,当后期我分享供应商绩效考核及如何提升供应商绩效时,会结合理论方法和案例重点讲解,先做个伏笔。

1.6 比较好的互动配合

  无论是前期的洽谈还是后期的合作过程中,或多或少都会出现很多未知的问题,在这些问题的处理过程中,如果双方之间没有良好的互动配合,就会让双方都觉得心累,效率低下,甚至出现摩擦、不信任的情况。

  关于这点,我送大家一句非常重要的话:“把供应商当做客户去对待”。如果你能把这句话琢磨透且改变原有对待供应商的方式,一定会让你在供应商管理端尝到很多甜头,N个案例证明了我的这个观点。

二、供应商评估的五大核心标准

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  一张图总结概况,此处就不进行单独讲解了,因为下面的第三板块会涉及到这五大核心标准。

三、供应商评估的流程及细则

3.1 搜集供应商资料

  一般会由采购人员前期进行调查,以便在去供应商现场评估之前对于供应商有一定的了解。通常我们会让采购搜集的供应商资料包括:

①   供应商的公司基本情况

(例如:地理位置、注册资金、公司性质、公司规模、有无出口经验/内外销比例等)

  这里我放第一个彩蛋,下载附件1的“供应商资料一览表”。

  ( 链接:https://share.weiyun.com/5C54oFZ 密码:3id746 )

②   供应商的相关认证资料(品质证明)

(例如:ISO、CE、RoHS、REACH、FDA、3C、CSA、DIN、BIS、HALAL、C/A-tick等认证证书或知名的行业大客户验厂报告。)

BTW,如果这个供应商是阿里巴巴金品诚企用户,是有第三方认证资料和视频的。

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③   供应商的人员雇佣情况

(例如:生产员工人数、技术员工人数、质检员工人数、管理人员数、每天工作时长、每月工作时长等)

④   供应商的相关生产能力

(例如:生产设备的品牌、数量、新旧程度、购买价、使用年限/情况、维修/保养情况及非标定制的要求等)

⑤   供应商的自我评价及初步反馈

(例如:让供应商关于其公司的强项和市场优势进行简单的说明,同时对于和我公司合作的相关要求进行反馈。)

⑥   供应商的初步SWOT分析

(例如:通过对供应商初期的优劣势分析,找出彼此互补的空间,是否可以往深度合作的供应链方向推进)

3.2 成立评估小组

   如果是一般供应商,采购人员参与评估即可。但是如果是比较重要的供应商,我们通常的做法是成立评估小组,小组的成员除了采购以外,会有技术、质检、工艺、生产等部门的相关人员,其他岗位的人参与不但可以更有效地帮助采购人员分析、检验供应商的能力和产品质量,还可以促进团队之间的沟通交流。

  我现在一般会选择采购、质检、技术/生产三个部门的相关人员组成评估小组,因为三者通常在一个公司里处于交叉“敌对”状态,很难同时被供应商的糖衣炮弹搞定。(国内供应商的那套接待国内客户ISO流程你们懂得,为什么东莞之前那么火…..)

  如果你是外贸公司且公司也没几个人,肯定没有那么多的职能人员,这时怎么办?那就因地制宜,老板+业务员+跟单员/第三方检验人员一起上。为什么要找第三方检验人员,因为你如果没有质检,供应商自然会蒙你,如果老板或者业务员充当这个角色,岂不直接告诉供应商你公司规模很小,连质检员都没有。。。如果你老板既不舍得花钱招质检员又不舍得请第三方检验,那就WTF !

3.3 供应商的现场考察

  一般在去供应商现场考察之前,我们可能会让其寄样品,样品的审核通过后,我们就需要对其进行实地考察。关于供应商的现场考察,我一般关注以下几点,仅供大家参考:

①   管理人员水平

管理人员的素质、工作经验、能力。

②   专业技术能力

技术人员的素质、设计能力、研发能力;对关键技术人员是都有完善的培训考核系统并记录。

③   机器设备情况

设备的名称/规格/品牌/年限/性能/维护。

④   材料供应情况

材料的供应渠道是否通畅和稳定。

⑤   品质控制能力

品控人员的素质/经验、品控流程、品控制度、检验设备/仪  器使用及维护的规范性、不合格处理流程及记录。

⑥   财务信用情况

季度产值、销售额、合作的客户、信用记录等。

⑦   管理规范制度

管理制度是否系统化、完整化、严格化、记录化。

  我上面列举的几点肯定不是最全的,因为不同的行业、不同的公司、不同的阶段情况都不一样,大家只能作为参考,千万不要完全照搬。当我们对供应商现场考察结束后,需要尽快将相关的信息及数据进行统计并分析,然后形成供应商验厂报告。这个版块内容实在太多了,所以我准备了本文的第二个彩蛋:附件2-供应商验厂流程及报告。

( 链接:https://share.weiyun.com/5qoOZFb 密码:4nrvif )

  我们通过对供应商的初步调查审核、样品测试及现场考察,基本可以确定可以展开合作的供应商。为什么你会觉得供应商总是出现那么多问题?也许现在你会稍微明白一点点,别人在选择供应商这个版块想的和做的远远比你多得多。

  想了想,作为一个比较厚道的人,考虑到很多人肯定还是缺乏体系化的供应商管理知识,所以还是准备了第三个彩蛋:附件3-供应商管理制度。

( 链接:https://share.weiyun.com/5hBUHmh 密码:d3qsmw )

  希望这篇文章对于大家以后在选择供应商方面有所帮助,毕竟我可是放弃今晚去兰桂坊酒吧街的机会留在酒店房间码字的。


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Elevan 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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Elevan

没有谁的幸运会凭空而来,只有足够努力,才会足够幸运。

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