写文章
Elevan
2020-04-13 12:14

系列连载《降低采购成本-001》

距离上一次写文章已经很久了,期间有一些好朋友曾私信催我早点更新文章。因为自己确实之前比较忙,一直拖了这么久(忙都是理由,主要都是因为懒23.png

我这人其实不太爱写文章,深知自己没有那个文笔的天赋。而且我还有个坏毛病:要么不写,写的话就需要把一整套的理论及实践内容梳理成体系,然后再娓娓道来,这样不但自己可以复习,也方便各位看官能够形成完整的思维体系(这牛吹的,我都开始有点心虚了36.png

过去的这几个月,一场新冠疫情完全改变了外贸人的工作和生活,包括我。都知道今年的外贸人难,而且是前所未有的难。一方面,传统行业的产品订单延期或取消;另一方面,防护物资的供需信息漫天飞舞,让我们很多人迷失了方向。打开新闻app,疫情、政治信息搞的心慌;就连刷个抖音,都能出现很多骂无良口罩机器商人的短视频。很多人在该做什么、不该做什么中恛惶无措。

在全球疫情没有完全控制之前,我们最重要的事情就是:活着。不管是工厂关闭、还是公司裁员,亦或是降薪,其实都是企业降低成本、压缩开支的手段之一。“降本的同时提高工作效率”,是我今年在公司内部提出的第一原则。而对于外贸人来说,在这期间把我们一直以来忽略的短板增强显得尤为重要。这些短板中,因公司和个人而不同,而个人觉得比较重要的就是我接下来会通过系列文章来阐述的“降低采购成本”。

1.1采购的重要性超出你想象

之前我写过的一篇文章中,有提到采购成本的例如杠杆效应,如下图:

文章链接:https://ask.imiker.com/question/170819 

图片_1.png

 上面的这张图片已经说明了采购成本对于利润的重要性,那么除了利润以外,采购还与哪些息息相关?通过下面一张图来简单概况:

图片_2.png

采购管理(核心的两块:成本、效率),除了与企业利润相关以外,还影响着我们的产品质量、产品研发进度及供应商关系。

前段时间国外疫情爆发时,口罩及其他防护用品市场出现了严重的“需大于供”的局面。抓住机遇的赚了不少,但退潮之后才知道谁在裸泳,大多数外贸人都是浑水摸鱼一场空。一场空的背后其实在我看来,主要核心问题就是采购管理方面的成本及效率的问题。绝大部分的外贸企业,没有系统化的采购体系,甚至不少公司连一个职业的采购都没有。这样的公司即便能抓住这波口罩红利,也大部分取决于运气和公司个别人的人脉资源。

这些现象的背后都是最简单的底层认知问题,因为很多人认为采购就是简单的“拿钱买东西”。

但是,这波疫情,真的让我们看到了难得一见的唯美画面:一大群人拿着现金守在口罩工厂门口也买不到口罩。从事采购工作十余年,上一次我自己管采购时经历过的类似画面还停留在2007年。

图片_3.png


1.2 采购就是“拿钱买东西”?

做过采购管理的人知道,一个称职的采购,至少需要具备以下几点能力:

1) 职业操守:大公无私、敬业精神、抗压能力。

今年的1月份,我们辞退了一个采购主管。此人拥有多年规模型企业的采购经验,但是被辞退的原因很简单:外贸人加班或在家熬夜工作是家常便饭的事情,但是此人基本到点下班。关于这点,其实这个我不反对的,毕竟我也是一个特别看中头脑和效率的人,只要安排的事情能及时完成,哪怕你提前走,我也觉得能接受的。重点的就是,安排的事情没完成,临时出现的工作安排还要等到第二天上班来处理是我不能接受的。一个没有敬业精神的采购,绝对不是一个好采购。

至于抗压能力,就不用多说了,看看我之前在米课圈发的动态就知道了😁:

图片_4.png

2) 分析能力:市场状况及发展趋势

作为一个采购,我们不仅要分析供货者的销售心理,还要学习分析消费者的购买心理。

3) 协作能力:内部协作及对外协作 

内部协作(如与销售、财务、仓储等部门打交道),外贸协作主要是与供应商、物流公司等打交道。

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4) 表达能力:准确/清晰、不啰嗦、逻辑思维能力

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5) 预测能力:商品的价格波动、供求情况

一个月前刷朋友圈,各种求购口罩信息;最近刷朋友圈,各种现货/库存处理信息。所以,不懂预测、盲目跟随的都是被割的明明白白。被割完后方明白,一个具备预测能力的采购是多么的稀罕。早些年从事采购工作的时候,经常会购买钢材、有色金属等大宗物资,所以每个工作日的材料价格波动都会记录下来,并分析过往的涨跌数据,从而判断下一次采购的周期时间。

图片_7.png

6) 财务知识:成本分析、利润分析、付款方式、税务知识

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看完这些,还有人会说采购就是拿钱买东西么?呵呵,too young, too simple。

1.3 采购管理中运用的5R原则

所谓5R,就是“适时、适价、适量、适质、适地”。

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1) Right Time  需求的时间内

···专业的采购人员需要重视的两个前置期:

①    内部前置期:指从确定需求到发出订单所用的时间(包括准备规格、选择供应商、询价、报价过程、合同等)

②    外部前置期:指从供应商收到采购订单到完成订单所用的时间

③    总前置期=内部前置期+外部前置期+时滞(发订单到收订单)

···如何重视?

 一方面,采购人员要做一定的事前预测;另一方面,尽量选择一个能迅速做出反应的供应商。

2) Reasonable Price 合理的价格

①多渠道询价  ②货比三家  ③议价  ④定价

3) Right Quantity 正确的数量

①    核查库存,优先消化

②    数量大了容易占用公司资金,同时也会造成仓储保管成本的上升

4) Right Supplier合格的供应商 / Right Place合适的地点

①    天时不如地利,大部分企业会选择距离比较近的供应商,可降低采购物流成本。

②    买卖双方沟通更为方便,处理事情更快捷高效。

5) Right Quality and Service 符合品质要求的物品与服务

①    采购产品的品质不合格的严重后果不用多叙述,各位都懂。

②    大部分公司不重视的服务:售前服务、售中服务、售后服务。

 

5R原则运营比较良好的状态如下图:

图片_10.png


今天就先更新这些,下篇文章预计分享的内容如下:

1.4“谈判的最高境界”

1.5那些商务谈判中被忽视的礼仪细节

 

让我们一起:静心学习,修炼内功,着眼当前,布局未来,战胜疫情。


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