jarred
2018-09-02 23:14
极简你的工作(长文慎入)
本篇优秀文章被收录在“提高你的工作效率”专题

放在以往任何一个时间,我是不会写这样一篇文章的。没加入米课圈之前,即使你再跟我说得天花乱坠,只用一句电影台词可以概括我的心情:“其实没什么感觉,反正这个世界上,没有谁能够一直陪着谁,我也不太需要。”加入米课圈之后,确实看到了新气象,第一希望米课圈办得越来越好,第二也希望能确实认识一些志同道合的朋友。

最近在重温汪晟米课,里面有两个章节跟我现在想说的有关系。一个章节是“我的思绪不再乱”,介绍奇妙清单这个工具的。这个工具我安装了一年多了,但是直到最近几个月才真正把它用得熟练起来。起初,我只是将它当作记录零碎的idea,但后来我发现它在量化工作,改善拖延症上有很好的效果,个中细节就不多说了,上图为证。

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另外一个章节叫什么标题我不记得了,里面讲到极简生活。当时看到那里的时候,心里顿时有一种很爽的感觉,这不是我一直努力想要变成的样子吗?但我现在要说的,不是极简的生活,而是极简的工作。我想说说这些年,在创业的路上,我为这个方向所做的努力和尝试。没什么逻辑性,想到什么写什么,各位见谅。

1. 客户关系管理(CRM)

我两年前在米问发了一片帖子,分享了一个客户关系管理的Excel表格,收到了好几百个赞。老实说我很失望,因为我随手发了1个5块钱在淘宝上买的Excel表格就能收到如此多的赞,而我真正花了心思发的关于CRM工具的帖子,几乎没什么人和我交流。(PS:上个月有个米友加了我微信,想咨询我关于SuiteCRM的事情,很抱歉没有通过,因为确实忙,而且我现在已经没有用SuiteCRM了)。

Excel真的适合管理客户吗?我的答案是不合适。我并不否认很多业务高手用Excel表格确实可以出色的完成工作。但我总觉得那是无奈之举,因为找不到特别适合自己的CRM。Excel在客户后期的跟进方面实在有所欠缺,试问当你的表格中有几千条数据时,你如何快速的一目了然的知道今天该跟进哪些客户了?而CRM则不同,它会主动的提醒你。

我试过的CRM实在太多了,Salesforce,Zoho,SugarCRM,Tiger,还有国内的百会等等很多杂七杂八的。但是它们统统不能完全满足我的要求,而它们本身牛逼的那些高级功能对我这样的小外贸公司来说,又没有什么毛线用。我现在用的CRM叫ProsperWork CRM(现在已经更名为Copper,在苹果的App Store里搜索不到的小伙伴搜这个),前天翻米课圈的时候,看到一位叫青青菜的好像也在用它。用它有2个原因:第一,它和Gmail的邮件系统完美融合,直接在邮箱的界面就可以管理客户,而不需要二次打开专门的CRM界面去管理。第二,我一直希望更好的管理客户的文件,为此我将客户编号,在Google Drive中为每个客户建立单独的文件夹。然后我只需要把这个文件夹的URL添加到CRM系统中,当我每次看邮件的时候,需要查看和客户相关的文件,我点击右边的URL就可以快速进入该文件夹了。

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2. 电脑文件管理

不知道你有没有见过那种桌面上可以新建上百个Excel和Word的文档的人,硬盘的文件更是乱得不堪入目,一份文件Copy了多达10份放在电脑不同的硬盘文件夹里,但是当要用的时候还是找不到。这样不仅自己看着闹心,而且无法保证用到的文件的准确性。这里我并没有什么工具可以直接解决这个问题,关键还是你要养成好的习惯,将文件夹按层级分门别类的管理好。但是对于重复的文件,我这里推荐一个工具,可以将你电脑里所有的重复文件找出来,Google搜索CCleaner,具体的用法也请自行Google。

在文件的存储方面,我推荐大家使用云盘。好多年前云数据的概念就开始盛行起来,我记得当时不知道哪个企业有一句广告词,说在云时代,无论何时何地,只要给我一台能联网的电脑,我就能立刻把它变成我的工作电脑(意思大概是这么个意思,具体怎么说的我记不太清)。使用云盘最大的好处就是数据同步与准确。

云盘的选择我推荐Dropbox。至于国内的很多所谓的云盘,我觉得它们其实根本还不配叫云盘,比如百度云,微云,360云盘之类的,刻意限制你的带宽速度不说,关键是它们的同步做得太差,同步的时候经常会出错,出错以后莫名其妙给你弄出几个不同的版本,或者你改了的东西不给你保存,这样的东西我是不敢用的。

Dropbox在云盘这一块毫无疑问是全球的No.1,就连Google Drive也搞不赢它。Google Drive我也试过,因为我的工作性质,只要能用Google家的东西我绝不会用别家的。但是Google Drive的云端同步也时常会出问题,经常莫名其妙的断开,即使你用了速度非常好的梯子,它还是会断开。Dropbox免费版的只有2G大小的空间,我目前用的199刀一年的(2TB空间,根本就用不完)。

3. 思绪管理

前面说到了汪晟老师推荐的Wonder list,我第一次听课的时候就果断把它装上了,用它来记录一些脑子里偶然出现的灵感或者琐事。但是一直都用得不是很好,使用的频率也不算高。最近开始重新审视它,发现了它的好,原来这类App最大的优势是它可以在不同的设备上同步,在你的iphone,ipad和你的PC端同步,这样就能让你的思绪保持一个连续性。另外一款汪晟老师推荐的软件evernote和接下来我要讲的Mrhua推荐的Xmind,同样是这样,可以在多个设备端同步。

Xmind这个软件,Mrhua是当作思维导图工具来介绍给我们的。他教了我们使用的方法,却没办法教我们如何整理的自己的思绪。因为思绪这个东西,真的只有你自己才能整理,没有人能帮得到。Xmind这个软件可以做的事情其实很多,我在它的论坛里面甚至看到有老外用它来管理自己的电脑上的文件,这个我目前还没有试过,但是我觉得用它来管理书签是非常好用的,我们把超链接插入到我们需要的地方,以后只要鼠标左键点击就可以直接访问了。我在后面的书签管理会再提一下。Xmind还可以插入附件,附件可以是各种文档或者图片,左键点击直接打开和编辑,非常的方便。

所以颜Sir推荐的百度脑图,我并不推荐,因为它没有App,无法在各个设备之间同步。更不要说插入超链接,插入附件等等这些功能了。另外Xmind和Dropbox的云盘一样,同步性非常好,你可以打开App直接编辑,按保存之后所有设备就同步了。国内很多云盘或者App,它是需要你将云端的东西先下载下来,才能编辑的,编辑完之后还需要你再上传回去,非常麻烦。

Xmind和Wunder list结合起来用,我觉得基本满足我的需求了,Xmind总览全局,Wunder list量化工作。我目前有4个重要的Xmind思维导图,家庭,工具箱,手上正在进行的项目,以及学习,我觉得基本上已经囊括了我人生中90%以上该做的事情了。附1张我的工具箱的Xmind截图吧,里面有一半的工具应该都是米课老师们,尤其是汪晟老师推荐的,非常感谢!

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4. 书签管理

在没有用Xmind之前,我把很多的网址添加到Chrome的书签文件夹里,但是时间久了以后我发现,文件夹里面套文件夹,我的书签数量已经太多了,多到我自己都不知道哪个书签是干什么的了。有的书签我一年到头也许都不会再看它一眼,不是因为它没有用,而是因为我没有机会打开一层一层的文件夹,用眼角的余光瞄到它。这个我觉得跟用Excel管理客户是一个道理,东西确实保存下来了,但是你却没有精力光顾到它。所以优化和整理自己的书签真的很重要。

有些书签可以用Xmind来管理,但是有些书签还是放在浏览器上更加方便。即便我已经用Xmind将我很多的书签都整理了出来,减少了很多,我还是希望进一步优化自己的标签。我用的办法是利用不同的Google帐号登录Chrome浏览器,为不同用户的Chrome浏览器创建桌面快捷方式,截图如下:

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第一个Jarred帐号,是我建站用的,书签里面放的大多是我建站时常用的工具,同时它也是我运营Youtube频道的主账号。第二个Kevin帐号是我平时娱乐或者学习用的,书签也和这些关系密切,最重要的是我用它订阅了很多Youtube的频道,其中有很多是关于Google营销的频道。在不知道这个方法之前,我是直接用我运营自己公司Youtube频道的帐号来订阅的,这个非常不好,因为你的客户其实是可以看得到你订阅的频道的。第三个Jarred帐号是销售用的,虽然已经丢给搭档用了,但我偶尔也会进去。

使用这样的设置,可以使你的书签分门别类,条理清晰,且每个浏览器上可以安装不同的扩展程序,比如建站的浏览器我需要whatfont, seoquake这类扩展程序,而娱乐的浏览器我需要安装“广告终结者”这类扩展程序,销售用的浏览器上我需要安装Prosperworks CRM,Yesware这类扩展程序。我完全不需要再将它们放在一起,扰乱我的视线。在用这个方法之前,我的浏览器上扩展程序多到快要排不下了:)。而且每个浏览器可以有不同的主页设置和浏览历史记录。

至于怎么用不同的帐号登录设置Chrome浏览器,大家自己Google一下,颜Sir之前在有一节课里隐约提到过一点点。

5. 付费的还是免费的

“免费的其实是最贵的”,我相信只要在这个行业里混得稍微久一点的人应该都会同意这个观点。因为互联网时代,最昂贵的是你的时间,所以很多工具,如果你真的需要,用付费的一定比免费的好,而且要买行业里最好的,No.1的,不要买No.2或者No.3,就为了那几块钱,浪费时间和走弯路不值当。比如米课,就真的值得你买,如果你真的是在做外贸的话,哈哈!

就写这么多吧,用心写篇文章真的是很费时间,差不多花了我4个小时组织语言,还不知道有没有人看。希望能借此认识一些好朋友!

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jarred 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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