写一篇文章，对于我们来讲，最大的收获和奖赏是什么呢？
不是被人点赞，转发和夸奖，而是在发布这篇文章的那一刻，我们获得了有序地组织，表达和完成这样一篇文章的能力，这就是我认为最大的收获。
写文章和投资很像，一篇文章发布出去，就相当于我给这份时间判了无期徒刑，这篇文章会一直呆在那里，被搜到，被看到，被传播，持续产生反馈，天然的第三种个人商业模式，一份时间重复卖出很多次。
掌握写作的基本必要技能，是通过刻意练习，习得了一种表达的方法，由此你可以推此及彼，尝试更多的表达方法，比如语音，视频，短视频，分享会等等，逐渐掌握表达的方法论。至少学会一种方法，是学会一种方法论的必要条件，方法论就是学习方法的方法。
就比如，米课的老师们，传授的是做外贸过程中不同阶段应对的方法，教的是怎么做好外贸，而米课就是学习如何做好外贸的方法论，用好米课，就相当于学会了学习做好外贸的方法的方法。
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好了，言归正传，之所以用“正常”，即是字面的意思，中规中矩，不出奇，不出彩，不求最好，只求够用，不出色但也没有大的纰漏，不积跬步，无以至千里，本文适用于刚毕业，第1份工作或刚刚开始做外贸业务，没有写邮件经验的同学们。
这里手动给大家安利一本毅冰老师写的书，《十天搞定外贸函电》，内容详尽，用词地道，取材于实操，实乃居家旅行之枕边佳品。
1.发件人
第一选择，永远是使用你的企业官网网址的企业邮箱，gmail.com的邮箱通常只有个人才会使用，qq/163这种就更不适用了。
如果我是客户的话，一定会忍不住好奇打开你邮箱后缀的网址去看网站的，一个做外贸但没有英文官网的公司，在外国人看来是匪夷所思的，和摆地摊的游击队没什么区别，难以让人信任。
有多个邮箱地址的，注意每次发件前核对发件人的地址是否正确。
2.收件人
通常是找谁写谁，只写1个邮箱地址，多的放到抄送里，也会碰到有些人发信时喜欢收件人加上自己的邮箱，同时发送给自己1份用于确认和勘误，最好不要这么做，你可以把自己放到密送里。曾国藩的"五到"之三眼到，提道，接一文，必反复审阅。仔细审阅核对每一份文件，是职场人最基本的职业素养。客户的被通知人多于一人时，也请放到抄送人里。
只有一种情况，是可以在收件人里同时增加自己上司的邮箱的，多用于表示这封邮件内容的重要性，且我的上司点名要关注事件的进展。
3.抄送人
发件抄送：
抄送给自己公司的其它同事，表示这件事情和他们相关或者需要他们的后续协助和处理，或者有些是公司规定，特定主题的邮件需要抄送主管或指定人员。
回复抄送：
选“回复全部”，就是会回复邮件给发件给你的人和他抄送的所有人。此处最简单，他抄送给谁，你回复的时候就还是抄送给谁。
4. 密送
收件人和抄送人不会知道你这封邮件发给被“密送”的人了。
5. 群发单显
不是所有邮箱服务商都有这个功能，就是收件人可以多填，之间拿；分号隔开，发送后，收件人看到的收件人一栏只有他自己，不知道你一封邮件同时群发给N多个人。
邮件书写的部分，由此正式开始↓
6. 主题 Subject
虽然现在邮箱检索的功能越来越强大，但是依然建议你每一个询价/商机/项目，都有一个唯一的索引号，这样便于第一时间就能检索和识别出这封邮件是关于哪个询价/商机/项目的。很简单，用Excel表格建个商机号登记表，定个命名规则，逐行递增就可以了。例：
邮件主题的书写原则就是，简洁，易懂，可追溯。
如果你做不到简洁，就假设自己是在发电报，一个单词20美金，你就自然会想方设法缩短了。
范例：A0839丨Update for tooling production丨PO210034591
橙色部分是你这封邮件的主旨，尽量7个单词以内一句话总结你这封邮件的目的。
可以第1个单词的第1个字母大写，可以所有单词都小写。
注意如果你要每个单词首字母都大写的话，只有3个字母及以上的单词才需要首字母大写, 例如for, with。
of, to这些单词不到3个字母，首字母是不应该大写的，比如，Update of Latest Production Status.
每次回复邮件的时候，把主题前边自动加的Re:删掉，主题的主旨每次都要重写，不要前边一大堆Re:，一直无限Re: Re: Re: Re:。
7.邮件正文
7.1 字体 & 字号 & 字体颜色
常用的字体：
Arial
Verdana
Calibri
其它不推荐。
常用的字号：
11 px ~ 14 px
常用的字体颜色：
深蓝色
黑色
用黑色最正常。
如果逐条回复客户的问题，你有足够的正常强调方式可以用，斜体/加粗/下划线。
不建议你用红色/绿色/蓝色，把你的邮件变成花花世界，显得非常杂乱，非常不职业。
7.2 称呼
Dear/Hello/Hi
第一次联系可以用Dear/Hello，对方回复之后，他用什么回你，你后边就怎么回他，他回Hello你就Hello，他回Hi你也用Hi.
Mr. last name，用于男性，第一次最好用这种形式，之后看客户怎么回复你，老外比较随便，回复可能会直接称呼你的frist name，还是那个原则，他怎么回你，你就怎么回他。
西班牙/拉美一些客户，姓名是3段的，AA · BB · CC，第1段是他的名字first name，第2段是他的母性，第3段是他的父姓，这种情况，千万不要用Mr. 他的母姓，用Mr. 他的父姓或者Dear/Hello直接接他的first name即可。我之前用Mr. 他的父姓回复客户，他说Mr. Quintana是他爸爸，他是Junior Quintana，这里希望有西语经验的同学帮助纠正我一下。
对于女性，不要用Miss，也不要用Madam，因为你不确定对方是否已婚，也不要用Mrs.，因为Mrs后边要加她的夫姓的，例如史密斯夫妇，Mrs. Smith，不知道是否已婚，统一用Ms.即可。
示例：
Hello Mr. Sutter,
(Hello/Dear/Hi后面不要加逗号哦，只有句末加逗号)
7.3 邮件主体 Body
称呼之下隔1行空白，也就是打完称呼按2次回车键，之后正文部分也是每段之间隔1行空白。
同一段落，每句之间不用隔行。
所有内容左对齐即可，此处不考虑英式的那种段首4个字符的空格，容易混淆。
邮件主题分为3部分，总-分-总。
第一次联系或者好久没联系的时候，可以先寒暄一句，Hope this mail finds you well 或者 Hope everything is going fine 或者 How's everthing going?
平时正常说事情就不用了，直接说事情。
第一句，【总】
一句话说明你这封邮件要说什么事情，先点名主旨。
I'm writing to talk about the solutions for the non-conforming products that you complained last week.
第二句开始，即第二部分，【分】
注意每段之间2行空白。
1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2.
3.
每次都分1/2/3/4去向客户说明你的事项，即使很长时间以后，他还是挑着回复你的问题或者不是逐条给你写邮件，你还是应该坚持继续这么做。
正文容易出现的问题：
① 每段的首单词的首字母大写；
② 英文的逗号和句号后边再跟句子的话，是需要手动打一个空格的，很多人没有加空格；
③ 拼写错误检查，用Chrome浏览器，装一个Grammarly插件可以自动检查；
④ 尽量写短句，少于15个词为宜，大段文字让人读起来很累，避免用过长的从句或其它多层叠加的语法结构。
日期的写法
有两种，第一种写法：
DD/MM/YYYY, 01/12/2021
注意欧洲客户大多都是默认前边是几号，后边是月份哦，不要写反了。
第二种写法：
如果是1/2/3号的话，用1st/2nd/3rd，其它号都加th，月份可全称，可缩写成3个字母。
示例：1st, Jan. 2021
或者 December 4, 2020
题外冷知识：
金额的英文大写
1234.56 USD = One Thousand Two Hundred Thirty-four US Dollars Fifty-six Cents
或 Twelve Hundred Thirty-four US Dollars Fifty-six Cents
1234.56 EURO = One Thousand Two Hundred Thirty-four Euros Fifty-six Eurocents
1234.56 CNY = One Thousand Two Hundred Thirty-four Chinese Yuan Fifty-six Cents
第三部分，【总】
通常是倒数第二句，上边说了那么多，你到底想要对方做什么，最后再放一个总结，Call To Action (CTA, 行动指示)。
Could we have a video meeting at 3:00 PM next Monday your time?
7.4 最后一句
Look forward to receiving your early/kind reply.
7.5 信尾
Best Regards,
就这一种选择，别想其它花样啦。
7.6 邮件签名
Alan Kong 姓名
Deputy Managing Director 职位
Shaanxi XXXXX Technology Co., Ltd. 公司全称 (公司名后缀正解是Co 点 逗号 空格 Ltd 点，强迫症每次看到别人公司名写错都抓狂)
H-3002, Dayu Rd./St. 128, 710000, Xi'an, China
行政区是District, 地理区是Zone，但是国外的习惯，地址是不写区这一级的。路或街可以缩写成Rd./St. 后边直接跟门牌号，不用加No.
Tel: 029-88998899 (不要放手机号，领英/Skype/微信这些也都不要放，这些属于非正统做法)
Fax: 029-88998898 (即使现在很多公司不用传真，但最好是有，有传真号显得更正式)
Web: www.dddd.com
Email: xxxx@dddd.com (邮箱可放，可不放）
邮件签名可以字号比邮件正文略小1~2个px，做一个对比区分，也可以用另一种字体来区分。
8.附件
第一次联系的邮件不要带附件，容易进垃圾箱，等对方回复你以后，再加附件，之后带附件的话也尽量不要超过10MB。
9. 发送选项
勾选“紧急”的话，对方收件箱收到的时候，你的邮件前边会带感叹号，非迫不得已，慎用，有些邮件服务商的软件里，是选邮件优先级：高-中-低，也是同理的。
勾选“回执”，就会要求对方收件的时候给你发送阅读收条/回执，每发送一条信息，必须收到对方的确认，才算传输成功了，这是计算机通信的必须步骤。作为人和人之间通信，也建议你选择，对方确认收到了，才算收到，不然到时候你说你发过这封邮件，对方说我没看到，那是发件人的问题，你没有确认过对方是否收到且看了。
“追踪邮件”，不是每个邮箱服务商都提供这个功能，很多人会付费购买第三方的这种服务，不推荐，大公司选用的邮箱服务商往往容易拒收或把你的带追踪的邮件直接送进垃圾箱。再者说，知道对方看了几遍你的邮件，有什么大的用处呢？
10. 最后汇总这封邮件
Hello Mr. Sutter,
Hope this mail finds you well.
I'm writing to talk about the solutions for the non-conforming products that you complained last week.
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Could we have a video meeting at 3:00 PM next Monday your time?
Look forward to receiving your kind reply.
Best Regards,
Alan Kong
Deputy Managing Director
Shaanxi XXXXX Technology Co., Ltd.
H-3002, Dayu Rd./St. 128
710000, Xi'an, China
Tel: 029-88998899, Fax: 029-88998898, Web: www.dddd.com
结束 End
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