提高工作效率对我们有着巨大的诱惑,别人要花2天甚至更久时间做完的事情,你可能半天就能做好。人的精力是有限的,时间也是极其稀缺的资源,想将有限的资源最大化的利用,那么就需要提高你的工作效率。
一、做好准备工作:
想象一下你全家要去动物园玩,但是到了车站才发现手机,钱包没带,那么这时候你只能打道回府,一切重新来一遍,等到中午别人都玩回来了,你可能因为堵车等其他原因才到动物园的大门,由此可见做好准备工作的重要性。就工作而言,你要高效的完成一件事情,准备工作包括哪些呢?
1、想清楚为什么做这件事:明确这件事情的重要性和可能带来的价值之后,你可能会少一些踟蹰和犹豫,获得更多的内驱动力,这样可以大大的减轻你的思想内耗。你不能焦虑,不能想太多,不能过度在意别人的眼神,做一个积极主动的人,人的精力有限,要避免内耗过多。做事情多想一步原因和目的,思考如何可以做的更好,避免返工,也是一种效率的提升,你说是不是?
2、动手去做之前列清单:可以根据事情的优先级、重要性、紧急程度列出所要做的事情,做完了就打勾。列清单可以确保要做的事情没有遗漏,清单也是事后的总结反思依据、周报日报的来源。清单的可视化也能让你成就感满满啊~!
加强版的清单可以添加时间维度。作为自律性稍微差一点的普通人,强烈建议在清单中点设置deadline,设置截止日期就是给自己一点小小的压力,在准备分心的时候能够迅速把思路拽回来,沉浸于工作中~!不要拖拉,给自己设置deadline。
梳理清单被很多大牛提及,我以前对它的认知仅仅只是工作心态上的调整,其实好处远超你想象,在下面还会提到~
二、专注工作本身:
根据科学研究,人的大脑每一次切换不同的任务,都要搜寻关于他的背景信息,我们在学习和理解新事物的时候,只有链接我们已知的内容才能理解记住这些新的观念,才能较好的进入工作的状态,切换需要的时间约是15分钟, 假如每天工作8小时,能有多少个15分钟可以被浪费?
不专注是消耗时间的隐形杀手。一心多用这种形式,是生物的本能,我们需要敏锐察觉到周围的变化,才得以安全的生存,但是我们今天已经进化成为一个高级动物了,我们需要绝对的专注,不能还用本能来操控我们的情绪。
专注的时间长了,才会产生心流的模式,才能深度工作,深度工作会给你带来更多的正向的思考,让你对做事情更加笃定,避免浪费不必要的踟蹰时间。慢慢的你的能力也会见长,这样带来的成就感,让你更沉醉于工作,良好的正向循环带来指数级的增长效果。
最关键的是专注帮助我们提高工作效率,那么我们怎样才能获得“专注”这一宝贵的能力?
1、屏蔽一切可能会干扰你的信息,远离你的手机
零散的信息会分散我们的注意力,电脑里时不时弹出的弹窗,眼皮子下面的手机,它们时时刻刻都在引诱着我们,如果你还没有达到专注的模式,不如乖乖的将手机锁在抽屉里,将电脑里的所有弹窗统统屏蔽不看。电脑桌面上保持整洁,清清爽爽,干干净净心情好~
2、将桌面收拾整齐
我们周边的噪声太多,我们要做的是给自己提供一个绝对专注的环境。桌上的食物可能散发着诱人的气味,引诱着你的嗅觉;杂乱的书籍纸张可能还影响你按鼠标,让你感觉不爽;一不小心又把水杯打翻了,让你心烦意乱。为啥不把桌面收拾的整整齐齐呢?
3、使用一些工具帮助你专注
1)番茄钟。它帮助你把时间分块,帮助你专注。
2)用笔和纸记录。笔霸占你的触觉,纸张上的字霸占你的视觉,帮助自己专注。想象我们在电影院看电影的时候是非常专注的,因为电影霸占了我们的视觉和听觉,我们也可以戴上耳机调整为专注模式,那么就可以开始专注的工作了。
上学时候读书,记笔记,划重点都是帮助我们集中精力的方法,俗话说“好记性,不如烂笔头”记录下来,等于你又在你的脑海中刻画了一遍,手上也有一遍触觉,印象会更深刻。读书,霸占了你的听觉和视觉,大声读书让人专注,当然大脑也要一起走,不走心怎么行呢,我们可不是形式主义哦
3)清单。上文中提到的,大家都知道专事专做可以提高效率不出错。那么在完成一项工作的时候,你如果再切换大脑去思考下一项要做什么,在不知不觉中浪费了一个又一个的15分钟,在做完这件事情之后,我还要去思考接下来去做什么,就是对时间的一种浪费,所以我们应该抽出专门的时间来梳理好日程,那么你全力以赴一件事情就够了。清单可以让我们在做事情之前就有个大局的整理认识,比在碎片时间思考质量更高。
专注需要一推一拉。
“拉”来自于你的内驱力,来自于对工作的深入理解,不踟蹰不内耗,把有限的精力投入到精彩的工作中去。
“推”来自于外力,比如目标管理,把目标拆解,用smart原则去做事情,比如设定的deadline等等
工具推荐:
1、上文提到的清单管理推荐的工具有:
Excel表格
小便签+笔记
Tower
Trello
2、个人要想做好知识管理,实现快速搜索,分类查找的工具有:
印象笔记
Everything
Clover
三、白天专注工作,晚上专注反思思考。
晚上睡觉的时候一定要回忆下今天做过的事情,进行下总结,看看今天哪做的好,哪做的不好,哪里效率可以提高的再好点;比如学习一个东西,要把书本合上,逼迫自己想一想有没有记住,有没有哪些应用场景,有哪些事例是可以佐证这件事情的。
这样积累个把月,你就会养成习惯,有了这个好习惯,你很快就能做出好成绩。习惯可以让你形成一种潜意识,不需要思考,因为每一次微不足道的决策都要消耗我们大量的精力。
复盘和专注是每一个强者必备的技能。
最后我想说,在遇到一些痛苦的事情,不专注反而效果更好~
比如我最近跑步,一直感觉跑半天很无聊,但是听歌听书感觉就不那么无聊了,就不知不觉的坚持下来了;还有伤口疼,我心里想别的故事,和别人大声聊天,很快也就忘记疼痛的存在了。可见凡事是有边界的,我们要灵活应用,辩证思维,辩证对待~
@阿拉蕾小编 ,是否可以加入“提高你的工作效率”的专题呢?
祝好~
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