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供应链Luke
2020-08-24 22:02

从0到1,原来活动策划也有SOP?

本篇优秀文章被收录在“提高你的工作效率”专题

万物复苏,各种米友线下活动逐步恢复正常中。此时,你是否需要一份简化版的“线下活动策划”SOP?  

大家好,我是Luke,去年在其他领域组织策划了不少线下活动,有一点小经验,今天我将从以下几个方面进行阐述:

(1)举行线下活动的意义

(2)运营模式

(3)组织架构与分工

(4)如何组织一次线下活动? 

(5)如何避免各种坑

(1)为什么要举行线下活动?

线下活动有利于加强深度链接,提高办事效率,也是对线上活动的一种有力补充。

(2)运营模式。

1.以某城市为大本营,其他地方成员可通过“申请”的方式申请创办当地城市分营。

申请前提: 提交一份活动策划方案,举办过一次好评满满的线下活动。

2. 各城市分营以A的名义举办线下活动,盈亏自负,有重大活动可上报大本营,大本营可提供协助支持。

3. 由A组织的官方人员创办对应社群,邀请各地学员们加入。外部人员参加过一次线下活动后,也可以邀请进群。 

(3)核心运营团队的组织架构和分工。

1. 组织架构:

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​2. 分工。(同一个人可兼任多项)

活动总负责人
场地对接人
沟通联系对接人
文案&海报对接人
其他

(4)如何组织一次线下活动?

1. 策划活动的几个核心要素:活动方案确定、内容把控、场地准备、宣传推广、物料准备、现场分工、活动后总结。详情见以下【项目跟进表】

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2. 补充说明:

2.1 方案策划:

a. 关于活动形式:

可通过问卷调查的形式,调查大家的活动偏好,也可以根据参考其他线下组织(例如趁早、互动吧等等)。主题的内容可以是:外贸专题分享、户外健身活动、亲子活动等等。

b. 关于活动流程:

模拟从“签到、开场、中间环节串连、中场休息、合影留念等”可能出现状况的方方面面。

c. 关于B方案:

一定得准备1-2个备选方案。

2.2内容把控:

审核分享嘉宾分享内容、查缺补漏,再次确定整个活动流程、分享内容PPT最终定稿。 

2.3 场地准备:

a. 根据预估参加人数,以及活动的经费预算,准备不低于两个备选场地。
b.场地部分的开销,通常会偷偷的吃掉一天大几千的经费,不容小看。
c. 最经济的方式就是:在当地看朋友公司或者其他是否有空余的场地,再自备下午茶之类的,绝对能剩下一大笔开销。

2.4 宣传推广:

a. 关于活动的收费定价:

我们要敢于定价。有些朋友总不好意思开口谈钱,但实际上,只要你能提供一定的价值,你就勇敢的收费。不要怕我收费了怎么样,而是要想着我收费多少,我要去提供更优质的服务。
其次,关于定价,如果你想更多的人参与进来,那你也可以放比较低的价格,去吸引更多的人进来。你也可以收取比较高的费用,吸引小部分,从而更有针对性的去提供更高的价值。这就是不同的定价策略。 

b. 关于海报制作:

可请设计师/美工设计一下,或者到万能的淘宝花100元左右请别人做一张。你也可以试用 “创客贴”等软件,自己动手设计。很简单,只需要挑选模版,往模版里填写内容即可。 

c. 关于朋友圈宣传文案:

不宜过长,2-4段内说完,每段不宜过长。删掉可有可无的字句。

d. 有了海报和宣传文案,接下来就是如何去推广。

个人觉得,朋友圈或者社群是最优质的宣传地方。平时我们可以有意识的在某个领域形成自己的影响力。朋友圈就是一个我们可以长期输出影响力的地方之一。

e. 阶段性的复盘,非常有必要。根据市场的反馈,及时调整策略。

2.5 关于物料准备:

提前准备好活动中需要用到的横幅,礼物可以是有形的礼物,也可以是无形的礼物,例如一次面对面的咨询,一次手把手的教导等等。

2.6 现场分工:

现场布置,舞台设备测试,现场秩序维持等等,这一部分是最容易出现突发事故的环节。

2.7 总结。

活动结束后,应该针对性的对这一次活动进行总结,并对文字等形式对本次活动进行记录,方便后续查阅保存。

(5)如何避免各种坑?

1. 场地的坑。

状况:没有控制报名人数,导致报名人数过多,活动地址频频变化。
措施:控制报名人数,选择不同规模的场地作为备选。

2. 时间的坑。

状况:分享嘉宾放飞了自我,中间衔接环节超时。
措施:台下设置提醒,工作人员把控时间,提前两分钟倒计时提醒分享嘉宾。

3. PPT的坑:

状况:PPT格式与投影仪不符合,音响效果不佳等
措施:提前把相关文件,音频现场测试一下。

4. 场地费的坑。

状况: 起初举行活动一般选择在咖啡馆之类的,开支大。
措施: 找到可以朋友公司能提供空闲的场地,开出大大减少。

(6)后记

你看,其实如果按照以上步骤一步步执行,一次完整的活动策划也是能轻而易举就能完成的。

请相信相信的力量!我和搭档搞的另外一个副业项目-【TWS选品大圈】也是以类似的思维又一次成功落地!截止至今,已形成上千家精准行业资源群。

今天就先写到这里,码字不易,能看到这里的朋友不易,也是真爱。点个赞再走吧。谢谢。


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供应链Luke 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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供应链Luke

1. 3C手机配件(跨境电商),供应链管理,略懂外贸业务,潮汕人 2. 2020年核心目标: 学习商业经营思维; 整合TWS蓝牙耳机上下游行业资源

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