22条邮件沟通新规则
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22条邮件沟通新规则
在发送电子邮件之前，你还应该知道哪些注意事项？下面就是你应该了解的一些规则。
1. 每封电子邮件都要尽可能简洁，同时还要包含必要的信息。这样的邮件不仅可以节省你的时间，更重要的是，也可以节省收件人的时间。
2. 回邮件速度越快，邮件就越短。
3. 如果收件人事先不知道会收到这封邮件，要告诉对方发邮件的前因后果。如果和对方是第一次通过邮件沟通，你可以写“我们上个月在××会议见过面”。如果给经常联系的合作伙伴发邮件，则可以写“这封邮件是关于我们合作项目的下一阶段安排”。
4. 把你的“要求”或“要做的事情”放在邮件开头，不要放在最后，而且要清楚明确。这样可以让收件人立刻明白你想要什么。
5. 如果回复要求有最后期限，请告诉对方。如果不要求紧急回复，也请告诉对方。
6. 如果不需要回复，并且电子邮件仅供参考，请告诉对方。
7. 尽可能提出具体的问题。“你觉得这个建议怎么样？”不是一个好问题，“本周五我们是否可以继续接受供应商两万美元的提议？”就是一个比较好的问题。
8. 在可能的情况下使用项目符号或编号。这样会比读文本更容易。
9. 当事情真的很重要时，大胆说出来。
10. 不要在电子邮件中使用太多粗体。
11. 使用易辨识的字体。漫画字体不是易辨识的字体。
12. 收到邮件后，如果不能马上回复，要简要地回复对方一声，告诉对方你什么时候会回复，但没有必要长篇大论地解释目前你手头上的哪些事情妨碍了你马上回复，说一句“这个星期五回复你”就足够了。这样就避免了对方继续追问你的麻烦，也让对方有时间做出安排。
13. 最少的邮件抄送人数对于完成工作很有必要。电子邮件抄送的人越多，人们的责任感就越低，你得到的及时回复就越少。如果你的邮件确实涉及很多人，那就有针对性地提出问题，减少混乱（如“莎莉，你能把第四季度的最新安排发一下吗？”）。
14.只有真正需要时才使用“回复全部”。不要做那种占据整个部门收件箱的人。
15. 如果电子邮件链接上的某人不需要再出现在网络讨论中，下一次回复时可以通过密送方式在邮件开头告诉对方。（“萨姆，感谢把我介绍给玛丽，我会密送邮件给你。”）
16. 不要突然单方面把一个人介绍给另一个人，要在双方都同意，并且机会合适时再牵线搭桥，还要确保他们对联系感兴趣，而且愿意共享信息。如果你过于冒失，人们可能都会害怕听到你的声音。
17. 不要在一个邮件中讨论两个话题，每个话题都用新邮件、新主题和新的收件人。
18. 不要“跟帖”，如果19个人回复过“不错”，就不需要你回复第20个“我觉得很棒”。
19. 商业邮件中记得在邮件末尾写上联系方式和你的职位，但是要略去通信地址和传真号码（除非你经常使用这些内容）。
20. 如果你和很忙的人通邮件，之后的跟进是有必要的，这也很正常。如果你一两周都没有收到对方的回复，可以写一封简短的跟进信，把之前的邮件发给对方。大多数大忙人可能至少需要一次类似的提醒，但这样的提醒不要超过3次。
21. 跟进邮件至少48小时之后再发，除非情况特别紧急。许多人把电子邮件当作一种通信形式而且可能还有比马上给你回信更要紧的事情要处理。
22. 如果收到一封带情绪的邮件，不要急着回复。如果事情很紧急，就打电话联系。
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