1.紧抓重点客户，做到有的放矢。多渠道获知大量潜在客户的联系方式之后，与其发大量无用的信，没有选择地泛泛联系，不如细心地了解每一个收件地址的有效性，发邮件前逐一研究客户的产品和网站，掌握他们的采购记录，了解他们的采购量和采购周期，并进行深入的分析评价从而筛选出重点客户。每天重点开发的客户不要过多，选择收件人时要有很强的针对性，例如，如果要在美国市场推广廉价小礼品，可以将目标定位在WALMART，DOLLARTREE，DOLLARGENERAL..，销售文具就将OFFICEMAX，OFFICEDEPOT..做为重点客户;涉足国际家电市场不妨考虑CIRCUTTCITY，RADIOSHACK， STAPLES...
2.针对客户需求，内容因人而异，开发函的内容，既要言简意赅，又要言9之有物;既要注意格式，又要言语得体;开发函内容的撰写要根据对潜在客户的了解、分析和评价的不同而不同。
①标题直奔主题。邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。这样，目标客户打开邮件的可能性一般可达到100%。
②称呼拉近距离。如果用DirSir./Madam，一方面收件人会把这封信当作群发邮件，令一方面会缺乏亲和力。所以应尽量使用对方的名字;，如直接用DearJohn，不会让人觉得这是目标广泛的垃圾邮件，拉近了彼此的距离，更能引起对方的重视。
③做好自我介绍。首先要避免长篇地主动介绍自己的公司和产品，因为收件人作为采购商往往每天都会收到成千上百封开发函，难免会视觉疲劳，不主动过多介绍自己反而会给客户一种很自信、很专业的印象。其次，内容要与众不同才能吸引潜在，客户，老调重弹、缺乏新意的信只会被马上放进垃圾箱。比如可以列出你在世界各国中的合作进口商、写出进口商对于你产品的评价，这是相当有分量的，可以增加你的信用度。第三，可进行试探性报价。虽然写开发函时写信人并不清楚对方的具体需求，但如果第一次联系客户时就问得太多，有些国家的客户(如印度、韩国)可能会，耐心回复你，但大多数欧美客商(如美国)一般不会回复此类邮件。因此，可针对一两种有代表性、有吸引力的产品进行试探性报价。如果所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求。
④重视附件和配套资料。产品目录、价格及其他信息可放在附件里，而附件不要列一大堆产品，因为收件人毕竞时间有限，没多少耐心一一查看。只要针对性提供一、两种有代表性、有吸引力的产品即可，如:推荐符合当地市场风格的两款产品的详细参数和价格，一个是低价产品，一个是比较新颖的产品。其他具体信息请收件人参照公司的英文网站。
另外任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。比如你在展览会上和客户拍的合照可以随信而发，既可以提醒客户你是谁，让客户一下子就记住你，有利于进一步建立业务关系
3.保证开发函有效传递。发送外贸开发函后是否收到回复的前提条件之一是潜在客户能够收到并打开，这就要确保开发函得到有效传递。
首先最好请老朋友或老客户推荐转交。收到熟人转交的信，收件人回复的可能性就高的多。
其次多用传真形式。在明确具体收件人姓名、职务的情况下，通过传真发送的开发函内容虽然和用email的差不多，但是效果却更好，因为对方收传真的人一般都会帮助将传真件递送到收件人。
再其次，在使用电子邮件这一当前最常用的传递手段时，要注意以下两点:①选用可靠的电子邮箱。因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，发出的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或收不到客户回复的邮件。为了避免这种情况发生，尽量不用免费邮箱，选用比较可靠的电子邮箱，比如用HOT-MAIL邮箱。也可以在国外购买有关邮箱。②开发函不要插入图片等信息。若插入图片的话，有些国家的网络可能会有问题，打不开邮件。或者邮件服务器会默认为垃圾邮件甚至病毒邮件。第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。
4.适时跟踪。要想你的外贸开发函及时得到对方的回复，适当跟踪是必不可少的。对于重点潜在客户，给对方两三天思考空间，还没回音后，再发个邮件或打个电话询问对方是否收到自己的去信。作为采购商，对方一天往往能收到很多信，只有做好跟踪才能加深对方的印象，引起对方的好感和重视。当然，追踪信或电话同样要言简意赅，言语得体。
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