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Eva姚
2017-11-09 19:42

如何专注的做自己的事?

展会过后有点忙得无所适从,像一头苍蝇一样瞎忙,枯燥而茫然。

心有余而力不足的时候,开始反省自己的工作方式是否有问题。

很多人和我一样,总是间歇性努力,持续性一事无成。

那么如何治疗拖延症,高效工作?

以下,是我的一些思考🤔

希望抛砖引玉,得到更多的建议和思想碰撞💥

为避免思维混乱,我列个大纲,将此文分为主要四个部分:

1)▶️ 如何找到那个突破口

2)▶️ 外贸的四象限工作法

3)▶️ 借助小工具提高效率

4)▶️ 我如何利用零碎时间

 

1) ▶️ 如何找到那个突破口

毫无头绪的时候,我就开始强迫自己冷静下来,看看从哪一点小点切入,找一个突破口,然后以 点 带 线 ,以线带面的完成事情的部署。

比如展会回来以后要做的事情很多,可是脑海里面全是乱糟糟的,如何开展工作? 这个时候,我就找一个点,这个思考过程是这样的:

1. 点:列举所有可能要做的事情


2. 线:通过四象限工作法进行分类


3. 面:to do list, 完成一项打勾,规划好完成时间,直到所有的事情全部做完


 

1) 点:列举所有可能要做的事情➡️

针对展会回来以后的工作,具体步骤是,我将凡是能想到接下来要做的事情先罗列出来:

1. l  用“名片全能王”Web版把展会联系人全部导出来


2. l  用EXCEL整理一遍,编辑好各项名称,排版好


3. l  导入到CRM系统里面(小满,富通天下)或者其他平台


4. l  名片的联系人即时通讯帐号全部筛查遍,查漏补缺,争取有客人的所有联系方法


5. l  组织会议,商讨展会后的跟进方案,交流一下展会心得


6. l  邮箱的有效性验证:把EXCEL里面的联系人的邮箱全部进行验证一次,不要等到退信的时候再去查原因


7. l  根据名片上面的信息深入分析一遍,并记录下来


8. l  展会客人要求寄的样品


9. l  预约有意向看厂的客人


10. l  行程需要帮忙的客人,找个理由约出来见个面聊一聊,加深下感情


11. l  未成交的老客人以展会为契机再开发一遍


12. l   公司名,联系人名字,和网址 丢入谷歌,看看会出来什么结果,记录这些结果,推荐印象笔记,建一个文件夹,然后每个客户单独 一页,找到的各种结果以截图和文字的形式都记录下来


后续未完。。。。想到哪些点,随时再加进去

 

2)线:用时间管理四象限工作法进行分类➡️

列举完要做的事情以后,接下来我们要根据轻重缓急来进行分类,这里要引用的概念就是时间管理的四象限。

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3) to do list, 完成一项打勾,规划好完成时间,直到所有的事情全部做完➡️

对要做的事情分类以后,接下来就是执行了,每完成一项,我们要求自己在那一栏上面打个勾。

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按部就班的执行下去,渐渐的,思路越来越清晰,从而获得了更多的工作动力和方法上的灵感。

2)▶️ 外贸的四象限工作法

当我们出现以下情况的时候,就意味着我们的时间出了问题,需要及时止损

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把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分,由此有了 我们关于时间管理的“四象限法则”

这四个象限的划分有利于我们对时间管理有深刻的意识。

我们工作中的主要压力来自于第一象限,但其实第一象限中80%的事物是来自于第二象限(重要但不紧急)没有被及时处理好的事情。

所以尽可能多地解决第二象限的事情才能缓解压力和危机。

 

在外贸工作中,我们可能会有哪些工作可以用四象限来分类呢?

第一象限:重要且紧急

- 来自货代的一些事情如SI(补料,VGM)等文件的填写;提单的修改,确认

- 重大订单的谈判

- 重要的会议

- 重要客户的报价

- 应对客户投诉

- 工厂验货

…….

第二象限:重要但不紧急

- 展会的准备

- 工作计划的制定

- 客户、供应商关系建立和维护

- 学习培训,外贸技能提升

第三象限:不重要而紧急

- 寄样品

- 文件盖章,复印

- 监柜,生产巡检,拍照

- 打电话催货

…..

第四象限:不重要也不紧急

- 看国际时事新闻

- 浏览TWITTER,FACEBOOK

- 同事们聊天玩游戏

- 冥想,听音乐放松

四象限的处理原则

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四象限里面,80%的时间都应用在第一,二象限的事,杜绝第四象限事,控制第三象限的事。

管理时间的方法决定效率高低

在此过程中,其他你可能需要的小建议:

❤️ 可以用电话的,不要短信,电话过后再信息陈述一遍。

❤️ 只做一次,尤其是收到的文件资料等,训练自己只看一遍。

❤️ 如果你在徘徊在要与不要之间难以取舍的东西,都可以不要。

❤️ 处于对自己和别人都没有贡献的场合中,想方设法早点告退。

❤️ 不要只用一种方式去阅读,应该至少有速读,细读,精读和欣赏四种。

❤️ 摆脱品格较低的周边人。

❤️ 随身总携带一本你要看的书或者一遍文章。

❤️ 看电视的时候,安排一些简单的手工活,边看电视边做。

❤️ 必要的事情,不要找“太忙了,没时间”的借口。

❤️ 每次说话前,先想一想,如何只用两句话说出意思。

❤️ 不懂的事情要请求对方解释,不要不懂装懂。

❤️ 永远不要在情绪不佳的时候说话,或者做决定。

 

3)▶️ 借助小工具提高效率

工欲善其事,必先利其器。

在琳琅满目的选择中快速找到适合自己的工具,然后坚持用下去。

我大约是用了半个月时间去试用市面上所有有关时间管理的工具,然后找到适合自己的,主要有以下几个:

➡️ TO DO LIST: 

“日事清";

"滴答清单";

"Wedate";

"wunderlist "(用于管理琐碎的事情)

➡️ 笔记整理:收集平常琐碎的想法,日积月累,你会发现自己也爱上了思考,思维开始活跃起来。

 “印象笔记”;

  “为知笔记”;

➡️ 团队协作:

“towel”:

“推事本”

“幕布”

4)▶️ 我如何利用零碎时间

平常我们零碎的时间应该多用来看书,运动,不要让微信,微博和QQ聊天占据太多时间,阻碍了你成为一个行动派。

作为新一代的外贸人,我们最宝贵财富就是我们的注意力。

注意力是你唯一可以随意调用且能有所产出的资源。若把注意力放到学习上,你就会进步;

若把注意力放到思考上,你的思维品质就会得到提升;

可若把注意力放到根本不可能产出价值的地方,你就惨了,你最宝贵的东西就被消耗了,而你却一点收获也没有。

华哥说,这世界上有两样东西投资回报率最高。

一是书,几十元可以洞悉一个人的思想和智慧。

二是导师,这些人用自己的经验或教训来帮你更高效的进步和成长。

所以多看米课,多看书。

➡️ 关于读书:我对书的选择很重视,谨慎的选择书,宁缺毋滥,一定要买自己感兴趣、愿意看、质量高的书籍。

另外把一本书读薄,读透,也是一种能力,不要小看,  一本书里面90% it’s crap, 你只需提炼10%的精华,然后认真把它整理成笔记,边做边思考这本书带给了你什么。

 

➡️ 关于微信和QQ的管理原则:

⚠️ 不闲聊。工作时间内绝不闲聊,做不到就不看,以防耽误自己专心工作。

⚠️ 所有的群聊全部设置为静音。

⚠️ 订阅号绝不超过20个,如果有,精简你的选择,同类型留2-4个就行。

⚠️ 别人给我的留言都会回复,如果刚好在看手机或者登录了网页版 ,基本是秒回。

⚠️ 只要手头上的事情够多,一定要忍着不去看手机。

⚠️ 刷朋友圈一定要带着礼貌去进行,点赞或者评论,不管怎么样,既然在做这件事,就要走点心,不要做别人的万年潜水党和专业点赞党。

⚠️ 加朋友的时候一定要加备注,以免搜索联系人的时候出来的全是网名。

⚠️ 想清楚是否需要关注朋友的朋友圈或者允许让其看朋友圈。

这个步骤不要省,相信我,长期以往,会为你节省很多时间,你在刷朋友圈的时候不会心烦于看无止尽的微商广告,也不会因为找不到联系人而刷完了联系人目录,浪费很多时间。

⚠️ 弹出来的新闻或者娱乐广告之类的窗口,一定要关掉,不被标题吸引过去,毫不犹豫的秒关。

....................分割线………………………………

平常也有一些同学问我是怎么利用零碎时间的,这个问题见仁见智,每个人的生活方式和节奏都不尽相同,我本人比较随性,所以做事往往也缺乏定力和规划能力,在不断的进步中。

我一天之中的零碎时间会怎么利用?

1⃣️ 🌞早上:边跑步边听点新闻,或者口语,我手机里面有3个APP比较常用: 

“英语口语七天乐”   和     “开言英语” “得到”

 2⃣️ 上厕所💩或者洗澡🛀:一般听暗夜的课程

 3⃣️ 出门一定要快,不要拖拉 

 4⃣️ 挤地铁:米课天天说,下载后的资源不费流量

5⃣️ 🥣中午:

一个人吃饭的话,会听 米课天天说,TED演讲,或者微信里面的订阅号  “逻辑思维60秒”,和   ”有书”

吃完饭,站着的时候刷刷米课圈,看看领英。

6⃣️ 🌃晚上:没事的时候喜欢看美剧”查莉的成长日记“ “lie to me”

有感兴趣的同学可以和我交换美剧资源。

偶尔也上天台发发呆,回来再擦擦地板,整理一下衣柜。

关掉手机,打开音响,放上自己的音乐,然后开始把衣柜里面的所有衣服全部倒出来,进行归类

--裤子;衬衫;袜子;内衣;裙子.......

用网袋把他们装起来,然后一层一层叠放在柜子里面。

放上一点香樟,关上衣柜门的那一刻, 我基本就赚到了充实感。

 

暂时先分享到这里,最近在看下图中的这本书📖,等看完了分享笔记📒出来。

欢迎大家留言和我交流精力管理的方法。

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Eva姚 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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Eva姚

深漂Soho一枚,擅长以静制动,润物无声的业务模式 做手机周边和车载周边的产品。 二个品牌的合伙人

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