再论怎么利用工具安排自己的任务？

第一个工具，任务清单，就是To Do List，把每天要做的事情以清单的方式列举出来。

这个工具其实很多人都在用，但我发现绝大部人并没有用好。很多人只是把明天或者今天要做的事情一项项写下来，这远远不够。要用好任务清单这个工具，必须做好三件事。

一是要设置每件事的优先级。设置的形式可以有很多种，比如用数字或者用颜色都可以，本质上没有太大区别。更重要的是设置优先级的标准。我建议在设置优先级时，至少要考虑以下四个因素：难易程度，紧迫性（也就是距离最后期限的时间），事情本身的重要性和影响力，最后是个人兴趣。

大家通常都会说，把最重要的事情放在前面，但有时候那些事情我们并不想做，或者有些事做起来太难，会卡住；如果一定要把这些事放在前面，结果可能会耽误后面所有事情的进度。再比如，有时候人就是会犯懒，做自己不想做的事情会拖延，也会耽误后面的事，这时或许就应该先做自己喜欢的事情。当然，截止日期快到的事情是需要先做的。总之，设置优先级各人有各人的方法，但从原则上一般要考虑以上四个因素。

第二，清单上一定不要超过8件事，因为按工作时间8小时来算，1小时做1件事已经很多了。有人可能会问，如果我有一些必须做、三五分钟就能做好的小事，是否该写上呢？我对于这些事情的态度是，如果你在列清单时想到了这些事情，不妨直接做掉，不要等到明天了。

如果你在清单上列的事情太多，一定要删掉一些，不要全都列上去，然后想，如果有时间就把后面的做了，这样可能前8件事也做不好。实际上，如果你列出来的事情太多，就需要考虑一下某些事情是否有非做不可的必要性。对绝大多数人来讲，很多事情其实不做也罢。要学会做减法。

第三，要把事情的完成情况记录下来。很多人善于开始一件事，却不善于完成一件事；善于列清单，却不善于关闭清单上的任务。凡事有始就必须有终，即便那个结果是失败，也比悬而未决要好。清单里不要留着一些总是完不成的任务，最后不了了之了，设置了一项任务，就要给它一个结局。这里顺便提一点，列清单时少用电子产品，不要弄得很复杂，那样可能浪费的时间比节省的时间还要多。