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麦芽不吃肉
2020-06-10 18:40

为什么花三倍的钱用电脑客户端设置都费事的Gmail

本篇优秀文章被收录在“做外贸你离不开的工具”专题

2020.6.19 更新了一个G suite的别名功能

写这篇文章的原因是前几天在知乎上看到一个提问“为什么 Gmail 在国内连接不畅,却有很多人极力推崇,甚至鄙视其他邮箱”。


2016年我最初选择Gmail的原因是跟风(没错我是@汪晟 死忠粉)以及晟哥的那句“Hunt or be hunted”。对,就是现在每个人都在用的邮件追踪。在这之前我们公司用的一直是网易的企业邮箱。我记得那会儿是3780元三年,10个账户。 现在的Gmail 价格是6美刀/每月 ,要是10用户的话一年就是720美刀,算下来是网易邮箱的近四倍了。抓狂的地方还有敏感时期容易挂掉,电脑客户端设置起来一大堆麻烦。但是三年多我还是对她割舍不下,也在慢慢学习和享受G Suite带给我的便利

Inbox=To do List

国内的邮箱大多都没有归档这个选项(后来有增加归档功能的但是体验做的一塌糊涂)。所以大多数人养成了收信箱永远是N页的习惯。Gmail和其他邮箱的不同在于Gmail的inbox你可以把它作为自己的To do List。处理完的邮件直接点击Archive归档,需要推迟处理的可以做延后处理—点击Snooze后自定义提醒时间,邮件就会自动消失在收信箱,等到了提醒的时间就自己跳回收信箱里。这样每天打开邮箱后看到的都是今天需要处理的事,而不是密密麻麻的看不到头的邮件列表

1.png

标签代替文件夹
不知道大家有没有给邮件分类的习惯,用文件夹给邮件做分类一个最大的弊端就在于同一封邮件无法放入不同的文件夹中,比如你想找来自欧洲市场的询价A产品的所有邮件,你无法同时把这封邮件既放入名称为欧洲的文件夹,又放入名称为A产品的文件夹。
Gmail标签功能的出现完美解决了这个问题,它用标签替代了文件夹的功能,你可以按照自己不同的分类规则给邮件打上多个标签。后来其他的一些邮件服务商也在跟进这个功能。不过还是有欠缺,比如Gmail电脑端打了标签后会及时同步到你的手机Gmail客户端,再比如Gmail是支持标签搜索的。

PS:我们现在也在尝试用标签的形式给客户做分类,取消ABCD 或者高中低质量等类似的分类

标签.png


强大的插件
Chrome插件的强大是有目共睹的事情,很多插件是为Gmail开发或者和Gmail完美兼容的,新邮件提醒,邮件追踪,CRM系统,EDM等等  凡是你能想到的功能几乎都可以再Chrome应用商店里找到然后在Gmail中发挥作用。并且Gmail完美整合了主流的网盘比如Google Drive 和 Dropbox, 你在发邮件的时候随时可以在离不开邮件主页面的同时插入储存在网盘中的文件。

前几天偶然发现滴答清单也有Chrome的扩展插件,嗯,丝滑般柔顺

滴答清单.png

搜索功能
看到这儿你会觉得,那个邮箱服务商不提供搜索功能啊。别急,往下看。在第一点inbox作为To do List那段里面说过,Gmail的归档功能为什么其他邮箱服务商没有或者体验不佳。原因就在于搜索功能谷歌做的太智能,太强大了。邮件归档后大家面临一个疑问就是想找之前的邮件怎么着(其实即使不归档当你的收信箱邮件是N页的时候你也无从下手)谷歌提供的邮件搜索功能直接从根本上解决了这个问题。
它利用简单的搜索指令帮你快速找到你想要的邮件,比如你想找来自Mike的邮件,只需在搜索栏输入 from: mike@gmail.com 它就会帮你筛选出所有来自mike@gmail.com的邮件。即使你不记得mike的邮箱地址是什么,当时输入Mike后它会自动联想给你提供选择。

并且它的搜索指令可以叠加的,例如你输入 from: mike@gmail.com  has: attachment 它就会帮你搜出所有来自mike的并且带附件的邮件。甚至于它支持附件内容关键词搜索。邮件附件里面的内容也可以被它搜索到,例如下图:

文件内关键词.png

邮件的标题和内容以及附件的标题都是不含ABCD的,但是附件的内容包含ABCD的字眼,所以也会被Gmail抓取到。 Gmail甚至能像印象笔记一样识别附件是图片的里面的文字。这也是我一直不用Dropbox坚持用Google Drive的原因,谷歌硬盘可以搜索文件内的关键词,而Dropbox只支持搜索文件名称内的关键词。

别名功能

G Suite 提供别名功能。一个User可以设置最多10个别名,也就是可以有10个邮箱地址。比如你的常用邮箱是Jack@abccompany.com, 那么你可以再Admin后台给自己添加别名,例如product@abccompany.com, market@abccompany.com, sales@abdcompany.com 等等,发到别名地址的邮件都会统一发到Jack@abccompany.com这个主地址中。这样的好处

  1. 如果是小SOHO 或者公司配套部门不全,但是又想看起来很高大上的话,不用再投入就可以

  2. 注册一些网站的时候只想临时注册一下,可以用别名然后用完再删除这个别名即可

  3. 再不同的独立站和社交平台上用不同的别名,然后Gmail中设置按照地址过滤,这样就便于统计不同渠道上来的询盘


安全功能

我用过阿里的企业邮箱,网易的企业邮箱,用了Gmail后最大的感受就是垃圾邮件变得很少,几乎95%的垃圾邮件Gmail都可以识别并自动放入Spam。并且它的二次验证功能也有效地防止了邮箱被盗被黑。2010年的时候因为邮箱被黑导致一个大客户丢失的惨痛教训现在想起来还心有余悸。所以就安全性这一点就值回了N倍的钱


Gmail还有其他的功能让你的邮件变得越来越聪明和智能,让你的工作变得高效。如果你还没用Gmail,怕迁移后各种不习惯,可以先注册一个免费的尝试用段时间。





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麦芽不吃肉 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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麦芽不吃肉

外贸10年😎😎😎小白到中白😂😂😂汪晟死忠粉😜😜😜

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