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Soundsofpiano
2022-05-06 00:42

我的清单工作法

01


 身在职场的你,有没有这样的时候:经常觉得时间不够用,忙忙碌碌一整天,零零总总那么多?每到下班拖一拖,拖拖还是那么多......


 然而也总有一些职场人, 你瞧 ta 做事有节奏,半点不遗漏。气定神闲地将每一件事儿,妥妥地来安排,轻轻松松踩着点儿下班......


 我一直觉得自己属于后者,并一直以“拥有超强记忆”自居(什么身份证号码,银行卡号,瞥过几眼,马上给你背出来) 


 直到2020年的某一天,我将一件非常重要的工作抛之脑后一整天,竟毫无察觉,直至下班后才捶胸顿足般想起。这件事过后,我狠狠反思了自己,对自己是否过于自信?又或者是年纪渐长,脑子健忘? 


  Anyway, 不管什么原因,对工作要求严苛的我,希望这样的事儿在以后的职业生涯中尽量不再出现。在那之后, 我对自己的工作实施了“清单革命”......

  

02


  什么是清单工作法?其实就是将每天,每周,每月的待办事项通通以清单形式呈现,然后按事件的紧急程度来逐一执行,也可结合设置手机提醒来对一些特别紧急的事情做备注。


  清单工作法本质上是培养你的时间管理能力,同时它也是权力下放的监督工具。


    一代时间管理理论的四象限法则是这样的(如下图) 

一代时间管理法.png


 相信很多人学习了上面的时间管理四象限,但是发现还是做不好时间管理?为什么?有人说,我也知道我要先做那些重要不紧急的,可是我发现我无法心如止水地做先做那些重要不紧急的,因为重要且紧急的事情一直在干扰我,让我无法专注于当前的事。 


  可是那些重要且紧急的是怎么发展来的呢?难道他们曾经不是重要不紧急吗?只是你曾经的反应不足让他们渐渐演变成了重要且紧急的事情,现在这些重要且紧急的事情反过来控制了你的情绪。


    这时候你需要给自己或者自己的团队准备一份清单,这份清单最应该拥有的 "气质" 是:通俗易懂,没有任何模糊的概念。使用清单的好处是可以降低我们正在专注做的事情的失误率,提升我们的工作效率,进而提升整个团队的工作士气(如果你有团队的话)


   只要用心观察,其实我们的工作和生活中处处都有清单,比如航空公司,医院,保洁公司,建筑公司等。我对航空公司和医院使用清单这件事儿,印象最为深刻。 


   如果你看过电影《中国机长》你应该对清单运用这件事深有感触。首先飞机关舱门前,舱门口站着 2名空姐,其中一名空姐口述清单内容, 另外一名空姐一边复述,一边操作,你看他们在一遍遍提醒和确认自己的操作。


   起飞前,驾驶舱内,机长和副机长也在上演同样的操作,机长念标准动作事项,副机长重复并操作,最后你会发现其实机长和副机长甚至之前从未一起“飞”过,这甚至是他们第一次合作,但这并不影响他们之间的默契。 


  飞机遭遇危机,最后化险为夷。一方面是运气,另一方面他们是一个专业又无私的团队。更多的是,他们每个人手里都有一份属于自己的标准清单,我想那份清单就是在危急时刻可能救命的清单。 


   两年前,我陪母亲在大医院就医,大医院楼栋、楼层复杂,有很多自助设备的使用来辅助人工,对于我来说,这一切都很陌生,但仔细观察你会发现,医院里似乎又很人性化,各个角角落落,任何有可能让你迷失方向或者不知道该怎么做的地方都有明确的指示和清单,只要你不是文盲,基本上都能明白是怎么回事和应该怎么做。当时我也几乎完全是靠着医院里随处可见的清单陪伴母亲度过了相当长一段时间的治疗过程。


  03


  有人说用清单会不会感觉自己不像个专业人士,新手才用清单呢。有这个想法的,请参考上述 “01” 板块的描述,还有, “机长”, “空姐” , “医生” 这些从业者,难道他们不是专业人士吗? 


   很多人觉得用了清单是为了帮助我们记住事情,而我赋予清单的意义,恰恰相反,我是为了专注地做好手头的事情,暂时忘记一些有可能干扰我手头正在做的其他的事而列清单。以下是我2022年3月的部分工作清单,如图:

  每月一份,每个月里体现的是四个周,每个周里体现的是具体的某一天。

#03_我的清单工作法_配图_1.jpeg
#03_我的清单工作法_配图_2.jpeg
#03_我的清单工作法_配图_3.jpeg
#03_我的清单工作法_配图4.jpeg

这份清单里几乎涵盖了我所有的工作板块,我的操作是以 “ 待办事项名称” +“客户名称简写”+ “客户国别” +“文件存储路径” +待办事项状态(字体颜色不同以区别) +“具体完成日期”  来命名该待办事项。


备注每一个客户文件的存储路径(实际上,如果每一个总存储文件夹中还包含子文件夹,还会备注一份明细清单,即该文件夹内所有子文件夹存储内容的解释说明)为了应对需要多人协作清单工作的时候,其他人能马上对接好所有的工作。注:建议使用云存储,团队协作更便捷


 所以这份清单不仅仅是给专业人士查看,即便是非专业人士也能清晰明了每一个待办事项的内容。基于这个目标,清单应该具备以下几个特点: 

  1. 简洁,通俗易懂

  2. 被验证过,适合自己和自己的团队 

  3. 有快速检索( 筛选)功能 

  4. 有灵活性,根据实际使用情况,适时调整


注:制作清单的前提是,你清楚你的公司/组织/团队近期做事的大方向,进而明确自己这段时间乃至每一天的关键要务。清单需要复盘,比如我每个周六会将该月该周的工作做一个“查漏补缺”的工作。


 清单的形式是多样化的,有人喜欢用表格,有人喜欢用 Notion, 也有人喜欢 用X-mind,总之根据自己的使用习惯来选择。 


 我选择的是表格,原因很简单,表格更简单点,也被大多数人广泛接受,最主要匹配团队其他成员的综合“实力”......


  使用清单工作法两年多了,它带给我的改变是:气定神闲间将所有的事儿轻松来安排,正如我以上所述,我使用清单不为记住,而是为了忘记,因为我已经将一个时间段里所有重要不紧急的事情预先扔到了清单/篮框里,并为其预留了处理时间。


  接下里我要做的是将这些事忘记,而关注到当下正在做的事情上来。这一点上我们其实应该跟婴儿学习,婴儿玩的特别专注的时候是不会去想前一秒 ta 还哭得像“杀猪”呢? 


  类似以上清单,我还有几份,比如: 

  1.  生产进度清单(适时查看每一个订单进展到哪一个环节) 

  2.  样品跟进清单 (需要出样的样品,目前进展到什么状态) 

  3.  出货船务清单  (查看每一个订单出货情况)

  4.  业务&收款报表 (与财务对账用) 


以上清单由业务assistant负责每日填写......如上所述清单的另外一种本质是:权力的下放。


不仅是在工作上,我的生活里也有清单。因为清单,生活变得井井有条,工作不为生活所累。 


结语


我很认同 阿图.葛文德对”职业精神“的理解, 阿图说所有的专业人士都应该具备职业精神,什么是职业精神? 

第一,无私 

第二,训练有素

第三,值得信赖

第四,遵守纪律 


如果你也想给自己来一场清单革命, 这里推荐几本书(附图如下),闲暇时可以阅读

  1. 《极简主义》                                【英】弗格斯·奥康奈尔

  2. 《搞定》                                       【美】阿图.葛文德      

  3. 《清单革命》                                【美】戴维.艾伦

  4. 《高效能人士的7个习惯》             【美】史蒂芬.柯维



极简主义.jpeg


搞定.jpeg


清单革命.jpeg


高效能人士的7个习惯.jpeg




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⭐自2009年从事外贸工作至今 📝因接触冰大的论坛,近而关注米课 💸于2018年加入米课圈,同年成为米课学员 🎈很开心能进入这么优秀的圈子 👍接触如此多优秀的米友 感恩每一位的分享 期待预见更好的我们

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