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Soundsofpiano
2022-05-10 18:39

你的外贸跟单是“两无”人员,怎么办?

    大疫三年,众生皆苦。

    我们这座城,扛过了疫情的爆发期,又度过了防控的平稳期,在过去的两年里,我们为每一个 “疫情重灾区” 加油打气,不曾想疫情在劳动节假期里到吾城来“做客”,5.4青年节这天我们这座城被按下了暂停键......我们不得不居家办公。

   我想对于每一个想做好外贸的业务人员,放假对于他们而言,可能不过是换个地方继续办公吧! 只不过这时候,你的时间你做主。

   作为资深宅家女的我,大多会选择在小假期里,打开听书APP,一边听书,一边练习书法,顺带写写文章。汲取知识的同时,也让自己静下心来思考未来。

  在很多个碎片化的时间里,我常会思考同一个问题:“如果有一天,我不再做外贸,我应该做点什么,我能做点什么?

 目前我还没有给自己一个很好的答案。但我想,现在至少能做到的是:记录自己这些年来在外贸一线工作的经历和经验,如能给那些后来的迷茫的外贸晚辈们一些启发和思考,倍感荣幸。


01


  2007年我作为一名外贸单证员进入一家工贸一体的外贸企业工作,该企业做品牌服装,老板是一位非常雷厉风行的女士。

  彼时该企业主要做欧洲两大市场的大客户的订单。我加入的时候,正是该企业发展最为辉煌的几个年头。

  订单大而多,业务部门配备了约莫10个资深业务员,每一个业务员下面都配备一个跟单人员,这些业务人员每一天都非常忙碌,每次看到他们,一定是一路小跑着前进。看上去不像在上班,每一天都像“过五关斩六将”般。所以他们根本没时间带着他们下面的跟单人员慢慢成长。

  老板为了提升业务人员整体的工作效率,要求HR在选拔跟单员之初,就要找到非常对标的人员,工资高点没关系,但选进来的人员在经过一段时间的岗前培训后,必须达到马上能配合业务人员做事的标准。

  按照当时该家企业的业务情况,那些业务员即便配备了跟单,依然很忙碌,他们根本没有时间做其他文件性的工作,故而当时该企业的单证部门是作为一个独立的部门而存在的。

  单证部门包括我在内共5人,2位资深单证员,他们分别带着我和另外一个小妹,单证部门“掌门人”负责所有业务员的报价。

  这5人小团队承载了整个业务部门的船务和单证工作,并且当时还不仅仅是出口,还有一些辅料配件的进口,如不幸遭遇海关拦截,各种“灭火的事情也需要单证部门来处理。在当时来说,单证部门整体的工作量还是非常大的。当然地位也比较高。

  但我们的确做到了,让业务人员只专注于业务本身,而我们是他们可以安心“冲在前线”的大后方。

  那段时间,我连做梦,梦里都在做单证,还梦见自己因做错事被领导劈头盖脸大骂。印象中我当年的领导对我们这些下属要求很严苛,容错率较小。但我也因此受益良多,现在很多在工作上的好习惯也是因为在那个时候有那些严厉的领导的言传身教,得以沉淀。对此,我心存感激。

  那时候,在我单纯的认知里,我觉得所有的外贸企业都是这样的,有业务员、跟单员、单证员。跟单员和单证员的存在是为了更好地帮助业务员接单。


02


   直到自己进入外贸业务领域,才发现并不是所有外贸企业都有这样的意识,很多中小企业主可能连跟单员和单证员的概念都不理解。等理解了,那可能已经是很多年以后的事情了,即便理解了也并不等同于会执行。

  我非常尊重和崇拜的一位企业家曾说过一句话:“在靠谱的企业里待过,才知道不靠谱的企业是什么样”,深有感触。

  2009年-2018年,这十年间,我在 ”外贸一条龙“这条道路上, 披星戴月,披荆斩棘......

  直至2019年,才有一位跟单人员协助。虽然对方没有英语和外贸基础,但小地方招人不容易,自然也没有什么门槛,恰巧有人毛遂自荐,次日便通知上班了,领导说新进人员以后主要为外贸工作服务。


03


面对一个“两无”(解释如下)的外贸小白人员,你又不得不引导 ta, 这时候该如何引导ta的工作?

         一、基本无英语基础

        二、无外贸知识基础

  我想起书里的一句话,大概是这么说的:“所谓领导力,不是让一开始就优秀的人变得更优秀,而是让一个平庸的人变得不再那么平庸." 

 这句话听上去也没毛病,但我个人觉得这句话是有前提的。

  第一个前提是:这个人的价值观没有问题

  第二个前提是:这个人对工作有热情,在内心深处也积极主动求变。但这2个前提,一开始可能没办法判断清楚,需要在后续工作中观察和发现。 

   一个礼拜接触下来,我有一个体会:据观察和了解,比起专业知识, 该新人更加匮乏的是职场经历,自然也不可能理解外贸工作的性质,“积极主动”这样的词汇怕是无处安放。好在性格不错。现在应该考虑的是,ta 能做什么,后面才谈做好。

   我最想分出去的工作是单证。因为这部分工作占据了我相当多的时间。这部分工作虽然含金量不高,但也有门槛的,英语基础、细心、耐心等等,少不了。很显然,新进人员当时或许并不能胜任这份工作。我想我就算是“牺牲”了我所有的吐沫星子,ta也未必能理解。改变他人很难,但改变自己容易,古人云:“行有不得,反求诸己。”

   

04


   于人于己方便,我决定让其做 “傻瓜式” 跟单工作,于是我“创造”了在我们外贸部门专用的SOP(Standard Operating Procedure)表单(表单为中英文形式,解释说明如下)

   我将表单中每一项需要填写的内容都做成中英文形式(中文方便跟单人员看懂),并做了详细的解释说明,在每一个表单中都先填写一个 ”范本“,并对ta接下来的填写过程做持续管理。发现我认为的不规范我会尽量及时纠正。我以为这样做,至少可以避免一些重复性的工作,但现实和理想还是有些差距的。

   对于一个记性不太好的人来说,忘记的次数总是大过于记得的次数。 唯一的好处是,不需要自己去填写这些表的大部分内容。

   作为业务人员了解各项工作的进展、进度无可厚非。其中最想了解的我想莫过于订单的生产进度,如果有一个可视化的生产进度表,这将大大有利于业务员和客户之间的工作汇报,如果你愿意,还可以将此表截图给客户看(这就是为什么要做中英文形式的原因了),客户见表即知他的订单现在是个什么状态了。

   1)生产进度表至少涵盖信息如下:

  • 每一个正在生产的订单的基础信息,如:PI/PO No.......等

  • 生产每一个订单需要的每道工序,每道工序各自需要的时间周期

  • 每一个订单目前已进入哪道工序 ?目前产出成品数量?预计何时完成?

注:该表更适用于没有ERP系统的外贸工厂,建议存放于云端,可以多成员查看与编辑

  2)样品记录跟进表至少涵盖信息如下:

  • 样品基本规格信息,

  • 出样状态,样品图片

  • 什么时间,通过什么快递寄出,快递追踪单号,

  • 对方何时签收,样品目前的跟进状态如何?如:有无转化为订单,没有转化为订单的原因是什么?有无备注涉及样品费用退还问题?(我会填好所有需要我填写的信息,跟单照单备样填好ta该填好的内容即可)

注:该表建议存放于云端,可以多成员查看与编辑)

3)出货记录跟进表至少涵盖信息如下:

  • 订单的基础规格信息板块

  • 发货板块,如发货时间与发货数量

  • 单证/船务板块 如船名航次,船期,是否有特殊单证办理以及办理状态,每一票出货对应的货代费用明细是否记录清楚)

  • 财务和退税板块 如:报关预放单是否打印,提交财务以便申报退税

注:该表也可以选择和 1)生产进度表合并做个汇总表,建议存放于云端,可以多成员查看与编辑)


   一晃眼,我和跟单已经共同工作了三年多的时间,三年多的时间里,虽然ta在工作上给我制造的惊喜有限,但也为我分担了不少琐碎。我还是很感激 ta,真心希望ta跟着我工作的这三年多里,多多少少是有所受益的,不管是工作上还是生活里。


  看到这里,或许你会心生疑问:

   “为什么不一开始就找对标的人?”

 只能说:人在职场,身不由已!具体怎么理解?仁者见仁,智者见智。

  一定要分析具体原因,我想可能主要有以下几点:

  a.)公司在乡镇,招人本就难,招到对标的人更难。薪资待遇相比机会更多的市区,并不喜人。

  b.)乡镇很多企业行政或财务当家做主居多,首要考虑的还是成本,所以多会产生“能用就凑合用,会慢慢变好的,而且用着也便宜” 的心态,至于其他没有过多考虑。

 c.)认为”跟单“和”单证“人员可有可无,就算没有,业务人员自己也能解决。


关于最后一点 c),其实很想发自肺腑的给点建议: 

   古人有云:“兵马未动,粮草先行。”  做个假设,假如我是一家外贸企业的“大掌柜”23.png, 业务也处于上升期,我想我大概率不会先急着找业务人员,而是先找对跟单单证人员替业务人员守好大后方,让业务人员可以放心的“冲锋陷阵”, 等这两者配合度非常高的时候,这时候最先来的业务人员,如果手中有一些不错的客户资源并且采购频次稳定,为了其能更好的服务于这些大型的或者更好的开发类似客户资源,这时会再找1,2 个业务人员做储备,比如总有一些利润还不错的中小客户需要对接,可以让新进的业务人员负责这一部分客户的跟进。这样还可能形成内部人才复制。

  为什么会有以上建议?一个人的时间和精力是有限的,业务员也一样,当所有的琐碎都堆积在ta手里的时候,作为Boss, 即便你不让 ta 做取舍, 业务员自己也会自然而然地取舍,大概率是抓大放小(这里的大和小都是相对的概念)这样的取舍于公司未必就是一件好事。


记得商界大佬们表达过以下几点用人心得: 

1)价值观有问题的人,最好不用,因为ta们无法和公司的发展大方向保持同频共振。

2)企业里拿薪资比较低的人,恰恰是企业需要付出成本最高的人,因为ta们的工作不具有创造性,不产生大价值,反而你需要在那些人身上投入更多的时间和精力。

3)企业赚的是人才成长的红利,先要找到人才,确立人才价值观没有问题,即便你花了更多的钱,找到那个能够独立工作的人,其实最终企业是赚的。

4)对员工要进行持续性的管理,敢于辞退不合格(能力方面考量)和不合适(价值观方面考量)的员工。


如您是Boss,建议您认真琢磨以上4点用人心得哦。


结语


有时候,不是你愿意费尽心思去教,别人就一定会想法设法去学。

打铁还需自身硬!

                                     不要轻易尝试去改变别人,更多尝试去改变自己

              






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⭐自2009年从事外贸工作至今 📝因接触冰大的论坛,近而关注米课 💸于2018年加入米课圈,同年成为米课学员 🎈很开心能进入这么优秀的圈子 👍接触如此多优秀的米友 感恩每一位的分享 期待预见更好的我们

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