精品分享：关于付款条款，外贸从业者应该学会的知识！

为了确保客户会按照公司的意愿付款，了解常用的付款条款，熟悉使用方法是非常有必要的。

因此，对于中国的出口企业和外贸从业者而言，应该了解如何发送正确的发票，学习发票和付款条款相关知识。本文介绍常用的付款条款，讲述如何用发票付款条款来保护你的企业。

1. 什么是发票付款条款

2. 为什么付款条款很重要

3. 常见的付款条款

4. 如何使用付款条款

5. 小企业常见的付款期限挑战

6. 如何使用付款条款控制账期天数

7. 建立有效付款条件的技巧

1 什么是发票付款条款

付款条款概述了你的客户是如何、何时以及通过什么方式向你的企业付款。

付款条款通常与发票相关联，它们是用来设定付款期望的协议，包括客户何时需要向你付款，以及错过付款的处罚。具备透明清晰的付款条款有助于确保企业获得付款，并使你的客户更容易了解你的计费流程。

发票付款条款的组成部分通常包括：

• 发票日期

• 应付发票总额

• 您的客户必须支付总欠款的付款日期和时间

• 预付款或存款的规定

• 付款计划详情

• 接受的付款方式列表

你还需要在发票中包含一些其他内容。包括发票编号，这将使你和客户能够按时间顺序跟踪发票。你还需要提供你的联系信息，这样如果有任何纠纷，客户知道联系谁，你就可以快速解决问题。你还可以指明你希望客户将付款收据发送到哪里。

带有付款条款的发票概述了你的企业会如何收到收入，因此你应该从公司的战略上考虑付款条款的问题。

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为什么付款条款很重要

付款条款很重要，因为这会影响到你的账户将有多少钱，以及这些钱将何时打入你的账户，这对于准确的现金流量预测至关重要。

美国的一项研究发现：

80%的中小企业主对公司的现金流感到压力。

超过一半存在现金流问题的中小企业主表示，延迟客户付款是主要原因。

62%的中小企业主并不清楚他们每个月收到多少钱。

58%的中小企业主表示他们做出了错误的商业决策，因为他们担心现金流。

40Seas外贸研究院

准确的现金流量预测可帮助你规划税收、保持业务平稳运行并管理其增长。清晰、专业的发票可以让你确保客户及时付款。清楚地传达付款条件有助于确保你和你的客户在工作上达成一致。

付款条款如何运作的示例

为了更好地了解为什么付款条件对你的企业财务至关重要，让我们看一个例子：

想象一下，你即将开设一家新店面，需要购买5,000美元的设备。你最近收到了客户的大订单，并提交了 7,000 美元的发票，你估计客户将在月底前支付发票费用。

但是客户没有按时付款。结果，你无法购买所需的新设备。现在，你要为你的店面支付租金，即使你没有在该地点以外开展任何业务。由于延迟付款，你开始赔钱。

40Seas客户案例

这个例子展示了及时支付发票的必要性。制作一份简洁、易于理解的发票将大大有助于确保你按时收到付款。因此，你才可以有能力维持业务运营并实现增长目标。

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常见的付款条款

在我们深入研究付款条款之前，让我们回顾一下企业在生成发票时应牢记的一些最常见的付款条款。

• PIA：预付款

• Net 7、10、15、30、60或90：要求在发票日期后7、10、15、30、60或90天内付款。

• EOM：月末

• 21 MFI：发票日期后的下月21日

• COD：货到付款。

• CND：下次交货现付。

• CBS：货物发运前付款。

• CIA：预先付款。

• CWO：订购时付款。

• 1MD、2MD：每月全月（或两个月）供应的信贷付款。

• Stage payments 分期付款：由客户和卖方商定的分期付款。

• Forward dating 远期付款：在客户收到订单后再开具付款发票。

• Accumulation discounts 累计折扣：采购大量订单的折扣。

• Partial payment discount 部分付款折扣：卖家因资金不足而给予部分折扣。

• Rebate 回扣：买家购买后获得的退款。

• Contra 对销：向客户进行采购，内部抵消客户采购的费用。

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如何使用付款条款

谈判合同时，付款条款是必不可少的。付款条款应该最大限度地提高客户向你付款的速度，并尽量减少给客户带来的不便。一套好的付款条款应该对双方都有利。

当你开始向客户开具发票时，请记住你的付款条款应该符合公司的业务目标。选择适当的付款条款是建立和维持健康业务的重要一步。始终在你的发票上包含你的付款条款，但请先与你的客户讨论。

预付款

你可以要求客户预先支付服务费用。提前结算可以改善你的现金流并降低赔钱的风险。例如，你可能希望避免订单被取消的风险。因此，你可能希望你的客户预先全额付款。一些企业向预先全额付款的客户提供折扣。

预付50%

你可以选择接收客户购买总成本的50%的部分付款。部分付款可以提供你完成客户项目可能需要的营运资金。他们还可以通过将成本分解为更小的付款来使你的客户受益。以增加销售额和提高订单价值的形式，为你的客户支付较少的款项也可以使你的业务受益。

当客户无法或不愿全额预付款时，50%的定金也可能是企业与客户之间的妥协。这样，双方就承担了同等的风险。如果你选择这些条款，请务必定义你何时会收到剩余的50%。

分期付款协议

你还可以选择将客户的付款分成较小的分期付款。例如，您可以选择将客户的总成本分成一系列较小的每月付款，分期付款协议类似于信用额度付款条款，区别在它们是基于现金的。

一些公司将大项目分成每个小阶段，客户为每个阶段付款。你可以按时（例如每三个月）或在交付项目的特定部分时签订分期付款协议。

信贷额度

信用额度支付条款为买家提供对他们购买的产品和服务的信用。然后，客户可以按照商定的付款时间表偿还余额。通过你的企业提供信贷会带来一些风险，因为客户可能会违约。较大的组织通常使用这种类型的客户融资。

立即付款（收到货后付款）

即时付款是指在你交付商品或服务后立即付款的交易。即时付款条款的示例包括“货到付款”(COD) 或“收货即付”。如果客户不立即付款，你可以协商合同，或者可以收回货物。

Net 7、10、15、30、60 或90

这些术语指的是付款到期的天数，也叫账期。例如，Net 30（或N/30）表示买家必须在发票上列出的日期后30天内结清账款。使用Net 30条款，如果你的发票日期为3月9日，则客户有责任在4月8日之前提交付款。

选择净付款条款可能会给你作为企业主带来不便，因为你将在没有收到收入的情况下支付整个项目的费用。但是，客户可能更喜欢这些。尝试找到对你和你的客户都合适的时期。

40Seas帮助企业主实现了账期解决方案，你可以选择马上收到收入，用来支付接下来整个项目的费用，而你的客户也可以拿到Net 15至Net 90的账期条款，这对你和你的客户都是最合适的选择。

订阅和保留

订阅和保留付款条款要求客户定期付款，例如每月或每年。通常，签订保留协议的企业会定期向客户开具发票。自动为经常性付款开具发票会有所帮助。

提前付款

你可以鼓励客户提前付款。例如，如果客户在到期日之前全额支付总余额，则考虑提供5%的折扣。提前付款是双赢的。客户会收到您的商品或服务的折扣，你将有足够的资金来完成该项目，或者你可以使用40Seas来直接获得提前垫付的付款，不影响客户的同时还能够获得足够的资金。

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中小企业常见的付款期限挑战

建立发票支付条款对于保护你的企业财务至关重要，但建立这种基础设施也面临着相当大的挑战。让我们来看看发票条款可能出现的一些问题以及如何避免这些问题。

管理付款和跟踪发票

根据你企业的规模和结构，你可能会发现难以管理收款资金，并将资金分配给组织内的适当部门。你应该建立具有明确付款条件和简化工作流程的发票系统。

未付发票

不幸的是，未付发票对中小企业来说是家常便饭。为延迟付款设置详细的付款条件和指南有助于确保你的工作是值得的。虽然在处理未付款项时你可以采取多种选择，例如发票保理和将逾期付款发送到托收处，但良好的付款条件可以大大防止延迟付款。

你也可以通过40Seas来直接获得未付发票的全额资金，足以应对任何客户违约带来的付款期限挑战。

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如何使用付款条款控制账期天数

除了控制付款时间外，你还可以使用付款条件来控制客户的账期。在你的发票条款中包含你的付款选项和账期要求，这将有助于确保账期得到控制并且获得按时的付款。

定义你的付款政策时，要确保尽可能方便客户。除了传统的付款方式，如纸质支票和现金，你还可以考虑更现代的付款方式，如信用卡付款和智能支付。

信用卡付款

您也可以接受信用卡付款，要求客户向您提供信用卡号。 有与信用卡付款相关的费用，一些企业主选择自己支付费用，而另一些企业主则选择将费用转嫁给客户。如果您选择后者，您需要在合同中注明这一点。合同应明确说明如果客户选择此付款方式，您将向客户收取信用卡费用。”

智能支付

40Seas 是一家可以帮助你控制账期的公司，作为一家支付金融公司，40Seas 可以为客户提供账期并为卖家垫付款。这样，你可以获得即时支付，并且不必等待客户付款。

总之，通过选择正确的付款方式和账期要求，你可以更好地控制现金流，并确保你获得按时的付款。40Seas 可以帮助你实现这一目标，并为你提供更灵活的付款和账期选项。

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建立有效付款条款的技巧

在合同中定义您的条款

在开始工作之前与客户协商付款条件至关重要。共同确定适合双方的正确方法。一旦达成共识，请在合同中概述你的条款。

如果你的客户未按时付款，记录你的条款可为你提供法律地位。如果你没有及时收到付款，并且你的客户忽略了你逾期未付的发票，你可能需要采取法律行动来收回资金。发票本身不是法律文件，因此如果你没有签订合同，你将没有任何法律地位。

合同也是概述你计划征收的任何滞纳金的理想场所。是否会有EOM费用？未付款的罚款或费用如何？付款协议合同可保护你们双方，因此彻底了解对你是最有利的。

按时收款及时开具发票

完成订单或服务后立即创建并发送发票。延误可能导致延迟付款或现金流中断。现金流量是公司运营的基础金融基础设施。收到客户的及时付款可以让你专注于日常业务功能和增长。

要点总结 

设置具有详细付款条件的发票流程是商业会计的重要步骤。付款条款使您的付款成为优先事项，并为您的客户设定期望，使客户关系更加专业和富有成效。

发票付款条款取决于您的业务运作方式，标准配置包括：

• 发票日期

• 到期应付款

• 付款截止日期

• 付款方式

• 支付流程

• 其他规定（即延迟付款罚款、提前付款信息、利息发票）

借助40Seas，您可以轻松地与客户联系、设置付款条件并收取应收账款。