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LynnZ
2018-12-19 19:37

我的电脑里,有一个小偷

标签 : #文件素材整理法 #文件命名 #归档

客人提到要在出货前提供检验报告和照片。

can you please send pictures and measuring reports from the different parts for the xxx project, especially the casted ones to make sure the surface treatment and dimensions are indeed as we agreed on or as on the original drawing. Just to make sure you don't make the series with some new small deviation and we waste time. Thanks for your understanding.

跟单小W犯了难,说不知道这个项目里到底包含了哪些零件。我提醒: “10月份,你找我要了所有项目的图纸包去做过统计,做过非常详细的项目BOM清单。”

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发过来三个文件,都不是。

做过的材料,就像消失了一样,怎么都找不到了。😞

为什么会这样?

没有及时命名和整理她的文件和素材。

刚入职就给她们提过如何管理文件,学习再多的方法,如果不去使用,没有任何用处,无非是浪费自己的时间和精力。

以下是整理文件和素材的几个tips :

文档命名方式:

文件名(比如PO180013 Invoice )+ 作者缩写(Lzh)+日期(20180805)

不要保存不必要的文件。

不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容,只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便;而且它们还会影响电脑的运行速度。---所以保存文件之前先筛选一下。

给文件和文件夹统一命名。

例如:可以将顾客对应的文件夹分成“项目图纸”、“订单”和“出货”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有,我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。(网上有自定义文件夹图标的教程。)

把有关的文件存在一起,而不去管他们的格式。

举个例子:把与同一个项目有关的word文档、ppt、spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的ppt,另一个装所有的spreadsheet等等。这样,找某个特定项目的各种附件将更加快捷。

把在做的项目和已经完成的项目分开来。

有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了,再移到合适的地方去分类存放,然后再定期的(例如每周或者每两周)把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。

*不要让文件夹里装得太满。

如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹,多到整个屏幕都显示不下,还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目---这时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹,列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单,这样便于今后提取。比如:你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders,你就可以按照客户的姓名分成"Delta Traders sales presentations"和"Delta Traders contracts."这样的方式使子文件夹显得有条理,而不是一堆文件清单堆在一起。

记得备份你的文件归档系统。

这个听起来有点枯燥,但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明!首先保证给计算机定期做备份,再给文档信息包括联系人都做备份。(方法-百度云,onedrive,Google drive,硬盘,微云,等等)

按行动先后次序整理  

利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级,提高效率。

按日期整理文件。

把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的,例如:一个文件夹命名为”Guidelines 12Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。

用版本号来区分不同改编过的文件。

例如:"Rev01"和 "Rev02."这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。tips:如果你的文件是几个人共同管理的,你必须特别注意一下版本问题:如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人

把版本号放在文件名一起的同时,还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者,还有,如果有的话,修改类型也要标注(在第一页)。

补充:对于需要我方打印填写盖章扫描的文件,应当注意还原原有文件名。

看书,看帖子,拆分记录法

李敖在介绍培养他的记忆力和创作力时,谈到:

“我李敖看的书很少会忘掉,什么原因呢?方法好。什么方法?心狠手辣。剪刀美工刀全部用到,把书给分尸掉了,就是切开了。这一页我需要,这一段我需要,我把它按类别分开来。那背面有用怎么办呢?把它影印出来,或者一开始就买两本书,把两本书都切开以后整理出来,把要看的部分分类留存。结果一本书看完了,这本书也被分尸掉了。这就是我的看书方法。

那分类怎么分呢?我有很多自己做的夹子,夹子我写上字,把资料全部分类。一本书看完以后,全部进入我的夹子里面。我可以分出几千个类来,分得很细。好比说按照图书馆的分类,哲学类,宗教类;宗教类再分佛教类、道教类、天主教类。我李敖就分得更细了,天主教还可以细分,神父算一类。神父还可以细分,神父同性恋就是一类,神父还俗又是一类。修女同性恋是一类,修女还俗这又是一类。

任何书里有关的内容都进入我的资料里来。进入干什么呢?当我要写小说的时候,需要这个资料,打开资料,只是写一下就好了。或者发生了一个什么事件,跟修女同性恋有关系,我要发表对新闻的感想,把新闻拿过来,再把我的资料打开,两个一合并,文章立刻就写出来了。

换句话说,我这本书看完之后,被我大卸八块,五马分尸。可是被我勾住了,这些资料我不凭记忆来记它,我凭细部的很耐心的功夫把它勾紧,放在资料夹子里。我的记忆力只要记这些标题好了。标题是按照我的习惯来分的。基本上都翻译成英文字,用英文字母排出来,偶尔也有些中文的。”

而我也会用这样的方法看米课圈的帖子。打印和摘抄,只提炼出要点,剪除辅助理解和自己知道的信息,避免囤积太多信息,如图:

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对于任何一个高效方便的文件归档系统来说,适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以,没有一个万能的方法去做归档,设计出一套整理文件系统的方案后,最重要的就是一直执行下去,才能快速找到为自己所用。

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