外贸业务员日常工作

外贸业务员的日常工作内容主要围绕着客户开发、业务跟进、订单管理、售后服务等环节展开。根据外贸的不同阶段，工作内容也会有所侧重。以下是外贸业务员的日常工作任务详细介绍。

一、客户开发阶段

在这个阶段，外贸业务员的目标是寻找客户、获取订单。

1. 寻找客户

• 主动开发客户：

• B2B平台：如阿里巴巴国际站、Global Sources、Made-in-China等，利用这些平台发布产品、回复询盘。

• 社交平台开发：使用LinkedIn、Facebook等社交平台主动加客户，介绍公司产品和优势。

• 外贸工具：使用一些客户开发工具（如Google搜索、海关数据工具、TradeMap等）寻找潜在客户信息。

• 展会开发：参加国内外展会（如广交会、香港灯饰展）现场接触客户，收集名片，进行后续跟进。

2. 跟进客户询盘

• 询盘回复：快速回复客户的产品询盘，解答客户的规格、价格、交期等问题。

• 客户分类：根据询盘的详细程度、客户公司的规模、客户的国家等，评估客户的意向和价值。

• 制作报价单：根据客户的需求，制作报价单，提供产品规格、数量、价格、交期、付款方式等信息。

• 寄送样品：有些客户在报价后会要求样品确认，需要安排生产、打包、寄送样品。

3. 客户沟通

• 回复邮件：每天处理大量的客户邮件，及时与客户沟通产品规格、价格、生产进度等。

• 沟通谈判：根据客户的还价，谈判价格和条款，尽量在保障利润的前提下，争取客户的订单。

• 视频/电话沟通：通过Zoom、WhatsApp、WeChat、Skype等，与客户进行更高效的沟通。

二、订单跟进阶段

在客户下单后，外贸业务员的工作重点是跟进生产和交货进度，确保订单顺利完成。

1. 确认订单细节

• 签订销售合同：与客户确认订单的数量、价格、交货日期、付款条件等，签订Sales Contract。

• 下达生产指令：将订单转化为生产指令，交给生产部门，明确生产周期和交货时间。

• 确认付款方式：通常有信用证（L/C）、电汇（T/T）、支付宝/Paypal等付款方式。外贸业务员需要和客户确认付款细节。

2. 跟进生产进度

• 与工厂对接：每日与生产部、采购部、质检部保持沟通，确保生产按计划进行。

• 监督质量控制（QC）：定期检查产品的生产进度，确保产品的质量符合客户的要求。

• 处理异常情况：当生产延误、原材料短缺时，外贸业务员需要及时通知客户并寻求解决方案。

3. 安排出货

• 订舱/找物流：与货代（Forwarder）联系，预订集装箱或散货舱位。

• 安排包装和装箱：确认产品的包装方式、外箱标识、唛头，并安排工厂按客户要求装箱发货。

• 货运文件准备：包括发票、装箱单、提单（B/L）、原产地证（C/O）等文件的制作。

• 清关：联系清关公司处理出口清关手续，如果涉及危险品或需要出口认证，还需额外提供资料。

三、出货和售后阶段

当产品发货后，业务员的重点是客户的售后服务，这也是维系客户关系的关键。

1. 跟踪货物运输

• 货物追踪：使用船运跟踪系统（如货代提供的在线系统），监控货物的到港时间。

• 与客户确认到货：货物到达客户手中后，业务员需要跟进客户的反馈，确保产品状态良好。

2. 客户反馈和售后服务

• 处理客户投诉：如果客户收到的产品有质量问题或缺陷，业务员需要安抚客户，提出补救方案（如退换货、补发配件、退款等）。

• 维护客户关系：定期与客户保持联系，了解客户的新需求，争取复购和新订单。

• 回收尾款：如果客户的付款方式为分期付款，则需要与客户确认尾款的支付时间。

3. 收集市场信息

• 通过客户的反馈，了解当地市场的流行趋势和客户需求，反馈给公司用于产品开发和市场决策。

日常时间管理和工具

时间段 工作内容 使用工具

8:30 - 9:00 早会，确认当天任务 日程管理App、公司系统

9:00 - 12:00 处理邮件、报价 Outlook、Gmail

12:00 - 13:00 午餐和休息 -

13:00 - 16:00 跟进生产、联系工厂 钉钉、WeChat、电话

16:00 - 18:00 处理客户问题、出货 外贸软件、邮件、货代沟通

18:00 - 19:00 复盘和总结 CRM客户管理系统

核心能力要求

能力 描述

语言能力 英语流利，能与海外客户无障碍沟通。

沟通谈判 能与客户谈判，确保公司利益最大化。

抗压能力 面对交期延误、客户投诉时，冷静处理。

业务知识 了解国际贸易流程、物流操作、海关政策。

学习能力 适应新产品和市场变化，及时调整销售策略。

常见的外贸工具

• 阿里国际站、环球资源、中国制造网：线上开发客户的B2B平台。

• CRM系统：客户管理系统，记录客户资料和沟通记录。

• 谷歌搜索：寻找客户资源，查询客户信息和公司背景。

• 邮箱工具：Gmail、Outlook、Foxmail等，用于邮件沟通。

• 物流管理工具：追踪货运状态，监控货物到港。

小结

外贸业务员的日常工作从开发客户到出货再到售后服务，涵盖了沟通、谈判、报价、跟单、出货、收款和售后服务等多个环节。日常工作看似简单，但在面对客户投诉、突发延误时，压力很大，这需要业务员具备应变能力和沟通技巧。

建议：

1. 学会使用CRM客户管理系统，便于跟踪客户状态。

2. 提高英语沟通能力，尤其是口语和写作能力。

3. 熟悉出口清关、生产管理和物流运输流程，遇到问题时能够快速解决。