做外贸十几年,最烦的不是谈客户,是做单证。
谈客户是本事,做单证是耗人。一票货从报价到清关,中间十几份单子:报价单、销售合同、形式发票、生产任务单、唛头、报关发票、报关箱单、申报要素、出口报关单、托书、清关发票、清关箱单、终端用途解释、产地证。
有时候客户需要多语言版本的,很搞不会,要么让小语种同事帮忙,效率又闹心了。
要命的是漏。一份没跟着改,或者有一份忘了做,代理那边就卡住,柜子在港口多躺一天,钱就那么出去了。业务员自己核,核三遍也不放心;一个人手里盯好几票的,靠的就是记性。
上面填一次,下面全出来。
币种、制单人、单据语言(我们经常出西班牙语的,直接切)、付款方式、费用行(海运费、保险、折扣分开加,都能单独算)。
填完点那个绿色按钮——一键下载 14 份 PDF 压缩包,或者一键下载 14 份 Word 压缩包。
14 份单据,一份不少。文件名自动拼好,客户、数量、金额、日期全在名字里,找单子不用一个个点开看。要改一张,点右边的“单打”;整票重出,按最下面那个大按钮,附件会一起打进压缩包。
Word 版是中文宋体、英文 Arial,自动换行、自动行高,页边距 20mm,改完直接发客户。我们做产品出口,客户分布在好几个国家,要求各不相同,能在一个地方改,比一份份打开改省太多。
之前团队也是用过Excel的模板,也能用,但改一个数量,你得在十几张表里挨个找;名字长一点、金额进位、英文单词折行,格式就飘。


我不说它多神。它省的就两样东西:时间,和错漏。

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