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妮可露露呀
2020-02-29 12:08

新人培训-出货操作流程-SOP

本篇优秀文章被收录在“新手入行从这里开始”专题

今日风和日历,阳光和煦,适合写分享文~75.png以下为带团队期间为新人培训准备的详细出货操作流程,分享给大家~~

每一个跟单/业务必须要详细了解出货流程及SHIPPING相关的要点,才能妥善处理好每一票订单的出货进度,避免产生一些不必要的额外收费!

 1-常用出货方式:(每张单在确认订单时需同客户确认好合适的出货方式及货代联系方式;)

 A1-走柜货出货(FCL):订柜-拖柜-装柜-封柜-还柜-报关-上船,整个柜子都是装的客人自己的货;适用于货量较大时;

 A2-走散货出货(LCL/CFS):找货车-送仓-入货运仓-核实数量-报关-上船,整个货柜里有很多家一起拼货出,适用于货量较小时;

 A3-并柜出货:工厂安排送货至并柜工厂拼柜出货或我司组柜,别家送货;费用分摊;

 备注:1-以上出货方式为FOB SHENZHEN/XIAMEN/NINGBO报价,即所有上船前的LOCAL CHARGE需我司承担,上船后的费用由客户承担;

2-如报价为出厂价,需按客人要求出货,但出货后的所有费用需同客户收取;

2-详细出货流程如下:

A1-走柜货出货(FCL,适用于货量较大时):

1-做SHIPPING资料:工厂大货货好前15天需同工厂拿箱单明细,做装箱单及交单资料,交单资料需发给客户确认,统计大货实际CBM,毛重,净重,箱规,箱数等;箱规需QC核实,避免出错;

2-订仓:联系货代,做订仓单(BOOKING FORM),预排合适船期,需注意以下几点:

A-BOOKING上NOTIFY PART,CONSIGNEE,目的港必须要和客人核实清楚;

B-SHIPPER 一般为PI上的抬头,FOB  SHENZHEN,运费到付(FREIGHT COLLECTED);货好时间需标注清楚实际货好时间;

C-预排船期必须要注意以下时间节点是否可赶上,非常重要!!!

SI CUTTING截补料时间   VGM CUTTING截申报VGM 时间  CV CUTTING 截重柜时间

CY CUTTING截放行条时间   ETD开船日    ETA到港日 

 备注:如1/12截SI/VGM,1/15截CV/CY,那必须安排1/12当日装柜;如工厂货不能完成无法装柜,必须提前同货代拿延截LATECOME,此船期最迟1/13号装柜,14号一天报关,此为安全期;

D-选择柜型:此立分数为安全范围,如箱规较少,装柜专业的话,可多装3-4CBM/柜;但如果箱规较多较大时,尽是选择大一些空间的柜型,如59CBM,尽量定40HQ;

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3-追踪SO:SO即提柜单,BOOKING发出去后,货代会发给国外货代确认,国外货代再发给最终客户确认,及时追踪到SO,才能安排后续出货;

4-安排出货通知:收到SO后,按以下步骤操作;

A-仔细核查SO上的各个时间节点,是否可赶上(参考上页提示);

B-做装箱单及出货通知,同SO一起发给拖车行预约拖车;并确认是否买单出货(如买单,将SO和装箱单发给拖车行安排即可,如自行报关,必须要准备详细的报关资料交报关行报关)

C-发出货通知明细给工厂及QC,要求准时出货;

D-跟踪大货进度,确保能准时出货;

 5-装柜:

A-柜子提出后,拖车行需第一时间提供货柜信息及货柜图片,包括柜号,封条号,司机联系方式,车牌号等,收到信息后转发给工厂及QC跟踪柜子;

 B-柜子到厂后,QC需先检查柜子是否破损,漏水等问题,是否是旧柜或破柜,如果是,需立即同跟单反馈,不可装柜;

如柜子无问题,工厂需第一时间安排装柜,柜子停留在工厂8小时后会收取压夜费(具体看拖车行决定,有些超过6小时都开始收费,可协调),一般为RMB500;如因工厂原因导致压夜,此费用需工厂自行承担;

另如因压夜可能会耽误入仓时间,工厂必须要支付给司机高速费,以便早点还柜;

C-装柜时,按款式颜色顺序装柜,尽可能装紧一些,节省空间;如客户有特殊装柜要求,如蛇形装柜,按款式流水号顺序装柜时,必须按此操作,以免客人罚款;

D-装柜时,QC需拍空柜照片,装货一半的照片,装满货物的照片,封柜照片给跟单,发给客户看装柜情况及柜子状态;

B-装好后,QC需上封条锁柜,确认无短装(短装就是指货物没有按要求完全出完,出货数量不够),才可允许货柜车离厂;

 如有短装情况必须第一时间同跟单沟通,并告知详细短装明细;

 C-柜子离厂后,跟单需第一时间告知拖车行出货情况,如有短装,必须马上更新装箱单给拖车行,以便安排报关;

注意:出货时,所有相关人员如QC,业务,跟单必须要保持手机畅通,关注最新出货进度,即使半夜出货也需同QC,工厂及拖车行保持沟通,确认柜子是否顺利离厂,一旦出现紧急意外情况,必须第一时间处理决定,以免造成一些不必要的额外费用!!!

6-SI:SI即补料,补料需按实际出货货物数据补料,柜号,封条号,HS CODE,件数,CBM,毛重,SHIPPER,NOTIFY PART,CONSIGNEE等资料必须填写准确,不可出错!

 7-确认BL:提交补料后,货代后发DRAFT BL过来确认,需仔细核对清楚,绝不可出错,然后发给客人DOUBLE CFM,OK后便确认给货代;

请注意:必须要在截止时间之前确认,截止时间之后再修改的话,货代会要求收取改单费,一般为RMB500/SET,视船公司而决定;

 8-申报VGM:柜子过磅后,需在截VGM时间之间提交申报资料,VGM尽量让拖车行帮忙申报,可免申报费用,如没有权限申报的话,再安排货代申报,需收费RMB50-100/SET); 

VGM有两种测算方法:

方法1:货物毛重+柜重=总VGM

方法2:柜子(含货物)过磅重量=总VGM 

备注:方法2更为准确,如时间允许,尽量按方法2操作;

总VGM重量与实际相差正负5%属正常现象无影响,但如果超出此比率,需视情况安排重新提交VGM; 

 9-做FORM E/CO:部份客户会要求做FORM E 或CO产地证,装柜后可先通知拖车行做DFRAFT FE/CO给客户确认,开船后装正本BL发给拖车行出正本产地证;

10-开船BL提单/DN对账单:跟踪柜子是否放行,放行后按照预计ETD时间追踪开船情况;确认开船后,追踪货代发ORIGINAL BL COPY及DN过来核对:

A-收到BL,检查无误后可发给客户请款;部份客户收到DRAFT BL,都可同客户开始请款,视情况而定;

B-收到DN,核对收费情况是否合理,如不合理需同货代协商处理(参考附档1I-出货费用标准参考)

 11-寄单:确认收到货款后,且货代DN费用确认合理后,同财务申请付款,拿正本提单,收到提单后,打印交单资料一式三份,签名盖章,用客户账号寄出并通知客户跟踪,确保收到;

 交单资料一般包含(同客人要求所决定):

PACKING LIST/WEIGHT NOTE装箱单 COMMERCIAL INVOICE商业发票          

ORIGINAL BL正本提单 FORM E/CO产地证(如客户需要)

备注:部分客人要求电放,电放费RMB200-300,尽量建议客人寄正本提单,运费到付;

 12-结算拖车柜DN:出货后收到拖车行DN,仔细核对费用确认是否合理,公司配合的拖车行属于月结或季结,到期后确认无误可安排支付;


A2-走散货出货:(CFS/LCL,适用于货量较小时):

 1-做SHIPPING资料:工厂大货货好前15天需同工厂拿箱单明细,做装箱单及交单资料,交单资料需发给客户确认,统计大货实际CBM,毛重,净重,箱规,箱数等;箱规需QC核实,避免出错;

 2-订仓:联系货代,做订仓单(BOOKING FORM),预排合适船期,需注意以下几点:A-BOOKING上NOTIFY PART,CONSIGNEE,目的港必须要和客人核实清楚;

 B-SHIPPER 一般为PI上的抬头,FOB SHENZHEN,运费到付(FREIGHT COLLECTED);货好时间需标注清楚实际货好时间;

 C-预排船期必须要注意以下时间节点是否可赶上,非常重要!!!

 CUTTING截仓时间/仓库截止收货时间         SI CUTTING截补料时间  

ETD开船日      ETA到港日 

 备注:散货一般开船提前一周截仓,如本周一截仓,下周二开船,具体按船公司船期,因散货由很多家一起拼柜,货物送进仓后,仓库需安排拼柜装柜事宜,故开船时间会晚一周;

 3-追踪入仓单SO:SO即入仓单,BOOKING发出去后,货代会发给国外货代确认,国外货代再发给最终客户确认,及时追踪到SO,才能安排后续出货;

 4-安排出货:收到SO后,按以下步骤操作;

A-仔细核查SO上的各个时间节点,是否可赶上(参考上页);

B-做装箱单并发给拖车行做买单,并确定拖车行送仓前成功提交电子申报;如需自行报关,必须提前准备好全套报关资料,送仓前需电子提交成功给仓库;

C-做出货通知,发给工厂及QC,要求安排合适价位司机,准时送货;

D-跟踪大货进度,确保能准时出货;

 5-装车:装车前,QC需检查货车车厢是否脏污,潮湿等,如有,需换车;

如车厢完好,按款式顺序装柜,并拍最终装柜照片,车牌号给跟单跟踪;

 6-确认入仓:跟踪货车是否送进仓,入仓后司机需提供入仓单据给跟单;

收到入仓单据及司机送货费单据,需同财务请款一起支付;

 7-入仓核实单:确认货物入仓后,需同货代拿入仓核实单,核对数据是否和SHIPPING资料一致,如相差较小,按入仓核实单修改SHIPPING资料,如相差较大,需同贷代申请,要求仓库重新核实;

 8-做SI:SI即补料,补料需按实际出货货物数据补料,HS CODE,件数,CBM,毛重,SHIPPER,NOTIFY PART,CONSIGNEE等资料必须填写准确,不可出错!

 9-确认BL:提交补料后,货代后发DRAFT BL过来确认,需仔细核对清楚,绝不可出错,然后发给客人DOUBLE CFM,OK后便确认给货代;

 请注意:必须要在截止时间之前确认,截止时间之后再修改的话,货代会要求收取改单费,RMB500/SET;

 10-做FORM E/CO:部份客户会要求做FORM E 或CO产地证,装柜后可先通知拖车行做DFRAFT FE/CO给客户确认,开船后装正本BL发给拖车行出正本产地证;

11-开船BL/DN:按预计ETD时间追踪开船情况;确认开船后,追踪货代发ORIGINAL BL COPY及DN过来核对:

A-收到BL,检查无误后可发给客户请款;部份客户收到DRAFT BL,都可同客户开始请款,视情况而定;

 B-收到DN,核对收费情况是否合理,如不合理需同货代协商处理(参考附档1I-出货费用标准参考)

 12-寄单:确认收到货款后,且货代DN费用确认合理后,同财务申请付款,拿正本提单,收到提单后,打印交单资料一式三份,签名盖章,用客户账号寄出并通知客户跟踪,确保收到;

 交单资料一般包含(同客人要求所决定):

PACKING LIST/WEIGHT NOTE装箱单 COMMERCIAL INVOICE商业发票          

ORIGINAL BL正本提单 FORM E/CO产地证(如客户需要)

备注:部分客人要求电放,电放费RMB200-300,尽量建议客人寄正本提单,运费到付;

 13-结算拖车柜DN对账单(买单费):出货后收到拖车行DN,仔细核对费用确认是否合理,公司配合的拖车行属于月结或季结,到期后确认无误可安排支付;

 

A3-并柜出货:

第1种:我司送货至别家并柜出货(要求工厂按主柜者要求准时送货至并柜地点装柜即可,自带RMB10元/方装卸费,跟踪柜子情况,结算拼柜费用)

 第2种:别家送我司并柜出货,需注意以下几点:

1-通知准确并柜时间,要求并柜者准时送货且需带装卸费;

2-做好出货明细,要求QC跟踪所有货物必须装完才可封柜;

3-确认好并柜者是买单还是自行准备单证;是否单独出提单;

4-出货好,做好拼柜费用明细,同并柜者收取;

以上为出货基本操作步骤,具体需以实际操作为准!!各业务/跟单请务必要控制好各个时间节点及费用,避免有任何不必要的费用产生!!!


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妮可露露呀 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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妮可露露呀

爱学习,爱工作,爱健身,爱游戏,爱动漫,爱臭美,没心没肺,简简单单的天蝎座♏创业🐒一枚~ 目前状态:归零,学习,坚持,突破自我→赚💰 最喜欢的一句话:越努力,越幸运!🙇🏻‍♀️

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