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秦奋苏尔瓦苏
2020-12-27 17:52

视频会议邀约SOP(附会议记录模板)

如何安排一次,让你的客户和上司都体验感极佳的视频会议?

把自己当成他们的“超级秘书”吧。

_______________________________________


 01 

会议的主题


1. 确定会议的主题

也就是这次会议的目的,涉及到:

  1. 关于什么(主要谈论哪方面的问题)

  2. 讨论什么(具体需要解决哪些问题)

  3. 真的有必要开吗? (证明对与会者的价值,终止不必要的会议)


不是每一个会议都有必要开,任何一个会议耗费的都是所有参会者的时间,有些会议并不会提高效率,反而会降低整体工作的效率,需要警醒。

虽然谈谈不要钱,约一约也不要命,但也不是每一次你的会议邀约,客户都一定会接受,有些会议邀约可能只是你老板一厢情愿强制你发起的,国外客户大多时间观念比较强,如果不是有非必须开会才能解决的事情,完全可以通过其它方式,如邮件、即时通讯软件来解决。

明确了以上3个问题的答案,就能最大限度的避免这种情况发生,说服对方接受你的会议邀请。


2. 会议的议程

提前确认开会时要讨论的问题清单,看对方有没有需要补充的问题点,也是告诉所有参会者,会议当天的步骤,主持人就是按照这个清单逐步进行,也方便所有相关人员围绕议程提前准备发音的资料。

需要确保议程提前以邮件的形式,多是和时间预约、与会者清单一起,发送给所有与会者。

书写原则是简洁,短 能看懂。

例:

Agenda:

  1. Benchmark presentation
  2. Q & A
  3. Next

   -    New parts for deep dive testing

   -    Lead time

   -    Costs


— 02 —

会议的计划


1. 会议时间

1.1 什么时候开?

第1原则:客户方便的时候

我们做服务的,甲方怎么样体验最好就怎么来,永远是第1位的。

其次才是自己公司内部,上司/老板什么时候方便?

最次是自己。


第2原则:在你准备好的时候

不要因为想尽早开会或不当回事,就匆忙的约了个最早的时间,来不及把资料和事实准备充分,结果开会的时候磕磕绊绊,手忙脚乱,会议超时是小事,最后没有解决计划要解决的问题,还要延期下次会议,就是重大失误了。


1.2 怎么邀请?

Could we make an appointment at 27th Mar 2020, 4:00 PM, UTC  1. ?


[高发风险]

和客户预约时间的时候,最好是用客户当地时间,如,27th Mar. 2020, 4:00 PM your time.

因为如果你不是用Outlook, Gmail服务商自带的日程去发邀约的话,很容易搞错时差,让客户或者老板空等。

所以和客户讨论时间的时候,一定要提前做足功课,并且明确得到对方的确认。

查询客户所在城市的时间是哪个时区,而不是只查国家,很多国家都横跨多个时区,同一国家的不同城市,不一定像中国一样实行全国统一时间,中国所用的北京时间是UTC/GMT  8,东八区,UTC是世界标准时间,是以英国格林尼治天文台的格林尼治时间GMT为基准的。

也不要和客户拽英文,有些客户不理解时差的标准翻译jet lag,你需要用通俗译法,our time difference is 6 hours ahead/behind of your time。

We would like to invite you to attend our video meeting at 27th Mar. 2020, 4:00 PM, UTC  2.


2. 怎么开会?

2.1 用什么软件

同样的原则,客户用过什么软件,觉得哪个软件方便,就用哪个。你也可以根据我方在国内用起来卡不卡,或者支不支持来合理建议,因为有时候还要协调供应商那边,客户、中间方、供应商都要能用才行,如果像Skype for Business, 国内供应商用起来很卡,还是客户方便为主,你和客户用Skype,供应商和你用微信视频连线即可。


2.2 提前测试

需要注意的是,如果方便的话,一定至少提前1天和相关方都进行视频和音频测试,会议当天,提前30分钟再试连一次。


2.3 准备多套方案

因为网络情况不稳定等意外,很可能会导致临时使用不了,或者中途太卡顿要换软件,至少多准备1~2种备选方案以确保会议能正常进行。


3. 需要哪些人参加?

3.1 和谁有关

有关的人都可以邀请参加,但是也不要邀请相关性太小的人员,具体可以咨询对方主管的意见。

邀请对方什么级别的人员,我方最好也有对等职别的人员参加,避免与会时有些事情你的职权临时决定不了,同时也表示了我方的重视,也会出现这种情况,对方只是个Buyer,我方主管/老板参加,这样更让对方觉得受重视,或者他也觉得不好意思,会邀请他的上级参加,或者这次只是先确定你比较“靠谱”,下次才敢邀请自己的上级参加。


3.2 确认与会者信息

这里是最体现你职业度的细节。

邀约邮件需要提前确认双方参加人员的姓名、职位、公司名。

加分项,是提前发己方参会者照片,然后悄悄拿到对方参会者的照片,让客户和你的上司能第一时间认出并叫出对方的名字。记住,超级秘书哦!

加分项,调查对方参会者尽可能多的信息,年龄区间,籍贯,爱好等,不仅是给老板,也是给你自己准备的。

[高发风险]

提前用

www.howtopronounce.com

等text to speech的网站查好对方所有人的全名的发音,尤其是非英语国家的名字。

然后用国际音标或拼音(视你上级懂不懂音标),标注在你准备的资料上。


让客户和你的上级可以第一时间正确叫出对方的名字。


另外一个需要注意的细节,会议邀约或会议记录上,写参会者名单时的次序:

第1顺位 对方的主发言人(忽视职级)

第2顺位 对方的所有人员,按职级依次

第3顺位 己方所有人员,按职级依次


4. 资料准备

图纸等相关资料,打印整理好,己方人手一份。

也帮客户准备他会用到的资料,如标注好的图纸、图片、邮件回顾等,用PDF把图片、图纸、邮件回顾等都放在1个文件里,避免开会时客户要来回翻找。

把项目往期的经过,报价,方案,给上级做一遍汇报,让他知道事情具体的细节,让客户问他的问题,他都能答得上来,有面子。

自己准备开会需要用到的资料,按照问题清单,打草稿,一定要打草稿,即使你是native speaker.


 03 

会议的主持


1. 自我介绍

邀请双方做自我介绍。

即使是技术会议,但是如果是第一次开视频会议的话,也应该做一下双方的人员和公司介绍。


2. 按议程进行

听不懂或听不清楚的,请求对方复述,不要不懂装懂,或者装听清楚了。

多说谢谢和请。

会议结束,记得谢谢对方的时间,Thanks for your time, I'm appreciated for your time.


3. 会议录制

Skype和Zoom都自带录屏功能,但是如果打开,软件会提示对方你在录屏,所以一定要提前征询对方意见,是否可以录屏,这个涉及保密协议或个人隐私,不要私自录屏。


4. 会议记录

告诉对方,会议结束你会给他发Memo,会议记录。

每次会议结束都第一时间发Memo给对方,是你高度职业化的体现。

理解Memo的重要实际意义。

会议决议部分,有负责人,有计划完成时间,最好还要有人最后来验收,完成了才算结束,所有的项目,最终都要落实,关闭掉。




[Template]_Meeting_Memo_-_2021_-_A_-_0(1)_00.jpg







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