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Vicky爱摄影
2022-07-25 17:03

高效工具之Notion使用笔记

1. Notion是什么?

从很多人口中听说过Notion的强大功能,在没有使用之前,我都保持缄默。而使用之后,发现Notion的功能超乎我的预期,真的太太太太太太强大了!!!在试用完Notion半小时之后,我立马在淘宝买了30年的Notion个人会员,并开始逐渐把有道云笔记里面的数据都迁移到Notion里面。

我想以自己一年多的亲身体验来记录下:Notion对于我这种喜欢使用工具的外贸人来说,优点和缺点是什么。

在没有使用Notion之前,我是把所有客户相关信息放在一个文件夹里面,文件夹里面有订单汇总表,报价表,报价的产品款式图等等。需要看报价的时候,得打开Excel报价表;要浏览订单时得再打开一个Excel订单表,看产品图的话得找下某款产品图再打开。

如此在查找信息和切换各种文件中耗费了一定的脑细胞。如果脑容量不太够,可能打开某个文件后,会忘了下一步该查找和打开的文件。

如何避免这种来回在各种文件中切换的脑损耗呢?我的答案是用Notion。


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官方对于Notion的定义是all-in-one workspace,这是一款可以把图片,文本,文件,表格都兼容放在同一个界面的强大云储存工具,整合了calendar, Timeline, To Do List等功能,且兼容平板手机和PC端,付费之后储存空间无上限,简直是一款良心得不能再良心的产品。
Notion目前只有英文,韩文,日文三种语言版本,我用的是英文版,用熟了之后会发现它的操作和体验感超赞

2. Notion能解决什么问题?

如果各位米友曾经受过以下问题的困扰,可以尝试使用Notion哟~
  • 嫌来回切换各种文件很麻烦,查找文件很费劲
  • 信息总是手机存一点,电脑写一点,经常“丢三落四”—平板,手机和电脑端无法同步
  • 针对项目管理:可设置提醒时间去跟进项目的每个细节及时间节点;
  • 喜欢用电子日历来记录事项的朋友们
  • 移动办公和公司固定场所办公时间几乎是一半一半,调用资料总要拷贝到U盘

​Notion能解决的事项:

1) 项目管理:里面的Timeline设置能帮你轻松管理项目,可视化,通过设置时间提醒来阶段性追踪项目细节。

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2) 客户管理:利用Database对所有客户进行可视化管理,一个客户创建一个page, 一个page里可以容纳表格,文本,图片,视频等多种格式。同一个客户的所有资料(图片,PDF, 视频,表格等)和文本跟进记录都可以直接放在同一page里。

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3) 供应商管理:供应商信息库,采购和物控管理;对于SOHO来说很实用,运用Notion里的链接功能(通过Text Link或Relation或“@+某个page"功能)对各个page间进行来回链接,省去了查找的时间和精力一键链接到某个page上,更方便查找和检阅

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​4) 产品管理:一款产品的参数, 规格书,图片,视频等文件均可放进一个page上,所有产品放入一个database进行管理,这样方便筛选对应价位和特点的产品信息

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​5) 工作计划&总结:用Toggle List和To Do list功能做每周计划,可对关键事件设置时间节点提醒。

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6) 移动办公:我用过百度网盘,有道云笔记,还有印象笔记,但云储存功能(加载和下载速度)都不如Notion来得强大;且据我目前使用来说,Notion手机版和PC端体验感都很好,打开Notion某个page的时候都已经同步加载好了。对于移动办公,且常常需要从云端调取资料的小伙伴来说,再合适不过。

3. Notion的优点和缺点

这只是针对我个人使用后总结的一些优缺点。因每个人的逻辑思路和工作习惯不一样,也或许对我来说优点的对你们来说不一定,以下仅供参考哈~

1) 优点:

  • database数据库:可用于复杂的多样化管理,如产品/客户/供应商管理等,可便捷筛选和查找信息;每个Page可根据设置的标签进行分组排列,且可设置多种不同的显示形式,有图片/表格/日历/时间线等显示形式,界面清晰明了
  • Toggle List功能:展开或收起文本内容【形成类似目录框架】 → 针对文本/图片/表格内容比较多的时候可用
  • 文本Add Link的功能: 通过文本可以直接关联到其他page,节省来回切换和查找的时间
  • Page:一个Page里就是一个文件夹的功能,可容纳图片,视频,to do list等等各种不同格式内容;且比文件夹更好的是,在这个page里可以根据自己的逻辑框架来有序储存这些文件
  • To Do List功能:大部分人都会用的一种功能,方便记录待完成事项;用笔记来取代脑记,帮大脑节省记忆空间以确保有足够带宽用来思考更重要的事情。
  • 自由分栏:不像Word, excel这样有很多的限制;可以根据每个人不同的喜好来设置个性化界面

  • 共享编辑功能:适合团队使用,多人也能同步在线编辑同一页面;且编辑更新后还能知道是最近一次更新是哪个成员账号及什么时间编辑更改的;页面的创立者还可设置管理某些成员的权限(分享/复制/编辑/查看)

2) 缺点:

  • 无法在线编辑并保存Excel文档;若需更新里面的Excel附件,需要先下载,再编辑保存后重新再上传
  • Table(表格)只是基础的功能,有部分与Excel上的一些基础公式运算功能相似,但无法合并单元格及单独设置某个单元格内的样式
  • Page上没有设置密码来管理查看某一页面的权限功能

​4. Notion给我带来的改变

以下是我每天必开的Notion里的工作界面,基本上我的所有资料,数据都同步在这上面。

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使用Notion之后,在工作上带给我的三个重要的改变:
A. 提高了工作效率:所有文件和客户的跟进记录都在Notion里可以检索到,方便快捷,节省了查找的时间
B. 锻炼了逻辑思考的能力【搭建系统的能力】:Notion的框架很大,功能太多,对于刚上手的人来说会觉得有点复杂有点难懂;若想用好,特别锻炼使用者的逻辑思维
用途很多,既可以用来做表格/文本,用来储存资料,还能搭建各种多样化的管理系统;特别考验使用者辨别主次的能力
C. 更容易聚焦:把Notion的使用逻辑都弄清楚后,看待和处理事情时会习惯用逻辑系统的视角,更聚焦和更高效。

除了工作上,生活中我也喜欢用Notion来记录理财读书感想学习笔记,及各种灵感爆发时会做的脑图

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所有工具都是为了目标服务。在没有实现财务自由前,大多数人的目标都是赚钱。

那什么最值钱呢?时间最值钱。时间是不可再生资源,在这一点上所有人都平等,每天拥有一样的24小时。从现在开始的每一秒,我们跟别人能拼的也就剩时间的使用效率了。而Notion就可以帮你实现这种高效
试想下,若在日常生活和工作中,能用工具管理和减少处理琐碎事件的时间(比如查找、检索和重复),真正把宝贵的时间和精力花在对重要事件的思考和创造上,是不是每个人都能省出更多的时间来赚钱呢?
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Vicky爱摄影 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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