作为外贸人，相信你一定遇到过这样的情况：好不容易谈下的订单，却因为各式各样不可控因素延期了？面对客户的催促或质疑，你可能会感到手足无措，甚至担心合作关系就此崩盘。

刚好我最近也经历了一次订单延期，我把我是如何和客户谈延期的？以及订单延期了，我是怎样和客户谈今后的合作？贴出来供大家参考和交流。

01. 预见订单延期，你必须马上去做的几件事

a. 确认其延期的主要原因。如原材料短缺、品质问题... 同时核实具体延期时长？影响范围（如部分或全部订单）及是否可通过加急等方式补救？

b. 评估对客户的影响。分析延期可能导致的客户损失（如库存短缺、项目延误），以便在沟通中展现理解和针对性解决方案。

c. 第一时间通知客户。通过邮件或电话主动联系客户，如实的告知延期情况，避免客户被动发现。很多新人/工厂的处理方式是，尽可能的瞒、压缩时间，等到出货的时间了，实在瞒不住了再告知客户。这样的做法的不可取的，因为这个时候客户的感受是，我是被通知的，且他们已经没有多余的时间去和他的客户/团队协商处理这个延期可能造成的后果。如果事情真的发展到了这个地步，你就等着挨喷吧。

d. 落实处理方案。与公司内部相关部门（如生产、采购、品检）确认补救措施的可行性，并设定明确的执行时间表。

实操Tips：

1. 速度为王：发现延期苗头后，24小时内联系客户，展现主动性和责任感。

2. 数据说话：用具体日期、措施增强可信度，避免模糊承诺。

3. 共情为本：站在客户角度，理解他们的压力（如库存或销售计划受影响），让沟通更有温度。

02. 延期邮件模板参考

我这次订单延期主要是原材料的品质问题造成的。在预见延期的事实后，我第一时间给客户发去了这么一封邮件：

Subject: Order # - Delivery Delay

Hi X,

We have identified a printing quality issue with the X 某一款设计 for our bulk order. Please review the attached photos. （阐述问题 事实说话：放照片）

We can't deliver defective products, so we are going to reorder a new batch of fabric for production. Due to the upcoming May Day holiday, our delivery schedule will be delayed by one week. (New ETD: X) （表明态度 告诉客户你们打算如何处理这个问题 具体延期多长时间）

We sincerely apologize for this unexpected delay and hope for your understanding and approval. （简短的道歉收尾）Thank you.

客户在收到我的邮件后，没有做过多的“刁难”，也没有索要赔偿，就同意了延期的请求。

我简单的分析了下可能的原因：

1. 我们双方合作有几年时间了，有一定的信任基础；

2. 这次延期的时间不长：一周；不影响他们的销售计划：这批货是25秋冬季的订单；

3. 这个品质的问题，他们是不可能妥协的。目前也没有其他的更好的解决方案可以考虑；

话题延伸：我发现有一些外贸人在处理延期这个问题的时候，喜欢一个劲的在邮件里道歉，然后就是长篇大论的，不说重点。甚至有的是，极力的推卸责任。

记住你给客户写延期邮件主要为了 1. 告知客户订单延期的原因，要延期多久（次要）；2. 提供你们的解决方案（主要）；3. 得到客户对于延期的许可（主要）；

还有就是，不要忘记你是客户主要的沟通窗口，客户下订单给你，从某种程度上说是源自于对你的信任。如果你也推卸责任（即使你说的是事实），那TA该怎么办呢？况且，你这么做对解决问题本身没有任何的帮助。只会让客户觉得你是一个不负责任的人。（信任一旦出现裂痕，关系也会随之慢慢崩塌。）

下次再遇到这个问题，不妨套用下以上的邮件模板试试。

03. 我是怎么和客户谈今后的合作？

原先以为我们把发现的问题反馈给供应商，他们也信誓旦旦的保证不会再出现同样的问题。结果还是被现实狠狠打脸了：补数的材料还是有部分存在相同的问题。

这个时候，你不可能再去和客户谈延期了（这么去做的话，会消耗客户对你的信任，甚至有可能让客户感到恼火。）怎么办呢？只有内部自己想办法消化掉了。

这就引出了我对于和客户延期的一个建议：和客户谈延期的时候，一定要给自己预留一些弹性时间。比如，工厂和你说延7天，你可以和客户说延9-10天。若7天能完成，大家皆大欢喜。完不成的话，你也还有2-3天的时间可以缓冲。

好消息是，这个订单最终还是赶在deadline前发出去了。

在这之后我又给客户写了另外的一封邮件，主要复盘这次合作存在的问题，以及谈谈怎么彻底的解决这个问题。

（P.S. 标底的内容，可以直接应用起来。）

Hi X,

We shipped the order #X last Monday. (ETD:  ETA:) Attached are some loading photos for your reference.

Looking back on this cooperation, we identified that the one-week delay in order fulfillment was primarily caused by quality issues with the umbrella fabric. To resolve this and prevent future occurrences, I propose the following actions and seek your input. （回顾造成这次订单延期的主要原因）

Compensation for the Delay

As part of our effort to address this matter, we will deduct the mold fee of $X from the final invoice, fully bearing this cost ourselves. （适当给点补偿，表明合作态度。）

Proposal to Improve Quality and Delivery （拿出解决方案和客户探讨可行性。）

To enhance product quality and ensure timely delivery, I recommend switching to a higher-grade supplier for the umbrella fabric. Currently, we use Grade B fabric for X orders, but upgrading to Grade A could significantly improve quality and reliability. (P.S. In the umbrella industry, fabrics are classified into three grades (A, B, and C), with Grade A offering superior durability and consistency. )

The price differences for upgrading to Grade A fabric are as follows:（拿出来单独说明，大部分客户都会特别在意价差的问题）

a. item A & B: Black Solid = $X/piece; Printed = $X/pieceb. 

item C: Black Solid = $X/piece (due to higher fabric consumption)

Next Steps if You Agree with the Proposal （告诉客户：如果你接受我的这个议案，接下来我会做些什么？）

1. We will provide new fabric and umbrella samples for your quality evaluation.

2. We will cover the plate-making costs for printed fabrics.

3. We recognize that covering this additional cost yourself would be challenging and unfair. Therefore, we are prepared to share 50% of the additional costs for the Grade A fabric upgrade. （利益共同体，大家一起分摊多出来的费用。）

I understand that the umbrella project may not be a primary focus for X. However, since you've chosen me as a partner, we are committed to delivering excellence. I am dedicated to preventing defective products and ensuring on-time delivery. Above all, I want to ensure you don't have to make unnecessary compromises due to our errors. （是恭维，也是心里话。订单延期/出问题，业务比谁都急。）

I sincerely value your feedback on this proposal and look forward to collaborating to better serve X’s (客户公司名) needs. 

Thank you in advance.BTW, I am truly grateful for your continued support and understanding.

客户看了我的邮件后，当下并没有同意我的提议，回复的原文：

想知道我是如何进一步说服客户进行尝试的？

下篇更。Stay tuned！@阿拉蕾小编  ​