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Linda林北京
2019-01-12 19:47
SOHO跟单必备神器
本篇优秀文章被收录在“SOHO前你需要知道的”专题

最近在教我的小助理关于跟单的过程步骤(完全0起步),所以这两天在梳理相关的流程。已经带她做了几遍,计划梳理完毕之后让她迅速上手,我进行审核,很快地,她能够完全独当一面,做稳固的大后方。我也能将我的时间更多地放在火车头开发业务的环节上。前期SOHO 精力有限,需要把时间分配在自己能力圈最优势的那个地方,成本允许的前提下,将非核心部分外包。

小助理人谦虚负责任人品好,重要的是希望学习和成长,喜欢这样的伙伴和战友,现在是个起点,更期待将来长远的合作。

单证这一块我以前没有接触过,SOHO 后自己从0开始,慢慢摸索。因为涉及到自然原材料,所以相关的手续比较繁琐,现在基本上每票都要验货,商检,熏蒸等手续都需要去做。但是没做过不怕,就怕因为不懂而不敢去做。通过实际的操作和跟商检代理,报关行,货代,甚至同行业务员的请教,基本上梳理了比较清楚,也形成了适合自己的工作SOP。

如果SOHO的朋友暂时需要自己去跟单,下面这篇关于单证的文章说不定对你也能有所帮助。如果有需要完善补充升级的地方,也请大家提出来好补充,好让我们的SOP版本不断得到升级,把事情做得又好又快!

———————华丽丽分割线—————————

我们物流单证有两个关键点必须抓住和保证:

1、 时效性

2、 单证正确性

1、 环节时效性 时效性是指从预计货好到,订舱,拖柜,装柜,报检,报数据,报关出口等一些列动作中,是连贯一体的,一环扣一环。前面环节是否成功会影响到后面的进行。SO一下来,ENS/VGM CUT OFF时间基本固定,我们需要在deadline之前完成报检,拖柜,装柜,称重等步骤。每个步骤什么时候进行,需要多长时间,心里需要有个timetable。有些港口是先报关再报数据,需要在集港之前完成报关,那样怎么操作需要特别注意。比如说:柜子提太早了去装柜,回港时还没开港,导致产生落箱费用。柜子提太晚了,赶不上截舱单,导致船期赶不上。这都是不行的,操作不当直接导致成本增加,严重的没法上水船。

2、 单据的正确性 正确性是指每个单据之间秉承“单单一致“的原则。任何环节关键数据发生错误,轻则产生费用,重则导致没法正常退税,甚至客户没法顺利提货,危害很大。动辄500,800软妹币的改单费,或者提供十几份相关资料,磨破嘴皮子才能修改甚至都不能修改的报关单,提单,想想就头疼。金钱的损失是可见的,但是精力的浪费是无法估量的。

经过不断摸索,我总结出了SOHO单证神器1.0版本。在此特别感谢北京米粉Angela@龙凤宝妈Angela 对我的指点和建议。此神器重点在于保证单证的正确性,一致性,高效性。实现准确和高效的完美结合。思路来源于企业ERP操作系统。主数据----单证数据。 每一次订单出运都将配备一个神器,格式如图所示:

此神器总共包含三个sheet,第一个表称作为母表,第二个表格是invoice,第三个表格是packing list。第一行项目是对应的每一个单证,有托书,植检证,熏蒸证,ENS,报关单,提单,原产地证,发票,箱单。 第一列对应的是项目汇总。 每个单证里面的内容对应DATABASE里面的部分内容,公式为等于即可。

具体操作方式是: 在货好时间确定后,就将相关确定的信息填到第二列database,一般情况下,shipper,consignee, notify,起运港,目的港,境内货源地,贸易国,运抵国,提单类型,marks, description, HS code, packages, CBM,Ctnr size, Ctnr qty 都已经明确知道。完成了database 的90%,其余的项目在第一时间知道后将填入database。 第二个sheet invoice 和第三个packing list 相关数据链接在母表里面的database。

最后的效果是:只要在DATABASE 一列里面输入了完整的数据,对应的9个单证以及单独的发票箱单马上生成了,一步到位!而且这个表格有个好处是,拿到单证草稿后可以对照这个大表进行核对,又快又好!避免了我们拿到单证草稿后核对数据,不知拿哪个,又担心一步错步步错。

最后一个小建议是:为了database一列数据的准确性,建议所有的内容都用copy的形式,不要手输,不要手输,不要手输,个别需要手输比如集装箱号,铅封号什么的,一定要再三核对!

这就是我总结的单证过程的一个小SOP,提供了一个思路。好的工具真的可以助力无穷。关于表格,大家可以根据自己产品的实际情况去做一份适合自己的。

还是米课的八字箴言:分享记录交流学习。我是SOHO小姐姐Linda,欢迎大家多多交流,不断升级。

@阿拉蕾小编 阿拉蕾小编,周末给你加🍗鸡腿,长身体多吃点。

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Linda林北京 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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Linda林北京

SOHO小姐姐Linda,深耕园艺产品行业,在攀登家庭和事业高峰的路上,以探索体验世界的姿态,希望做成自己喜欢的事业。 个人语录:先看到自己,才能看到别人。

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