最近在教我的小助理关于跟单的过程步骤（完全0起步），所以这两天在梳理相关的流程。已经带她做了几遍，计划梳理完毕之后让她迅速上手，我进行审核，很快地，她能够完全独当一面，做稳固的大后方。我也能将我的时间更多地放在火车头开发业务的环节上。前期SOHO 精力有限，需要把时间分配在自己能力圈最优势的那个地方，成本允许的前提下，将非核心部分外包。
小助理人谦虚负责任人品好，重要的是希望学习和成长，喜欢这样的伙伴和战友，现在是个起点，更期待将来长远的合作。
单证这一块我以前没有接触过，SOHO 后自己从0开始，慢慢摸索。因为涉及到自然原材料，所以相关的手续比较繁琐，现在基本上每票都要验货，商检，熏蒸等手续都需要去做。但是没做过不怕，就怕因为不懂而不敢去做。通过实际的操作和跟商检代理，报关行，货代，甚至同行业务员的请教，基本上梳理了比较清楚，也形成了适合自己的工作SOP。
如果SOHO的朋友暂时需要自己去跟单，下面这篇关于单证的文章说不定对你也能有所帮助。如果有需要完善补充升级的地方，也请大家提出来好补充，好让我们的SOP版本不断得到升级，把事情做得又好又快！
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我们物流单证有两个关键点必须抓住和保证：
1、 时效性
2、 单证正确性
1、 环节时效性 时效性是指从预计货好到，订舱，拖柜，装柜，报检，报数据，报关出口等一些列动作中，是连贯一体的，一环扣一环。前面环节是否成功会影响到后面的进行。SO一下来，ENS/VGM CUT OFF时间基本固定，我们需要在deadline之前完成报检，拖柜，装柜，称重等步骤。每个步骤什么时候进行，需要多长时间，心里需要有个timetable。有些港口是先报关再报数据，需要在集港之前完成报关，那样怎么操作需要特别注意。比如说：柜子提太早了去装柜，回港时还没开港，导致产生落箱费用。柜子提太晚了，赶不上截舱单，导致船期赶不上。这都是不行的,操作不当直接导致成本增加，严重的没法上水船。
2、 单据的正确性 正确性是指每个单据之间秉承“单单一致“的原则。任何环节关键数据发生错误，轻则产生费用，重则导致没法正常退税，甚至客户没法顺利提货，危害很大。动辄500，800软妹币的改单费，或者提供十几份相关资料，磨破嘴皮子才能修改甚至都不能修改的报关单，提单，想想就头疼。金钱的损失是可见的，但是精力的浪费是无法估量的。
经过不断摸索，我总结出了SOHO单证神器1.0版本。在此特别感谢北京米粉Angela@龙凤宝妈Angela 对我的指点和建议。此神器重点在于保证单证的正确性，一致性，高效性。实现准确和高效的完美结合。思路来源于企业ERP操作系统。主数据----单证数据。 每一次订单出运都将配备一个神器，格式如图所示：
此神器总共包含三个sheet，第一个表称作为母表，第二个表格是invoice，第三个表格是packing list。第一行项目是对应的每一个单证，有托书，植检证，熏蒸证，ENS,报关单，提单，原产地证，发票，箱单。 第一列对应的是项目汇总。 每个单证里面的内容对应DATABASE里面的部分内容，公式为等于即可。
具体操作方式是： 在货好时间确定后，就将相关确定的信息填到第二列database，一般情况下，shipper，consignee, notify,起运港，目的港，境内货源地，贸易国，运抵国，提单类型，marks, description, HS code, packages, CBM,Ctnr size, Ctnr qty 都已经明确知道。完成了database 的90%，其余的项目在第一时间知道后将填入database。 第二个sheet invoice 和第三个packing list 相关数据链接在母表里面的database。
最后的效果是:只要在DATABASE 一列里面输入了完整的数据，对应的9个单证以及单独的发票箱单马上生成了，一步到位！而且这个表格有个好处是，拿到单证草稿后可以对照这个大表进行核对，又快又好！避免了我们拿到单证草稿后核对数据，不知拿哪个，又担心一步错步步错。
最后一个小建议是：为了database一列数据的准确性，建议所有的内容都用copy的形式，不要手输，不要手输，不要手输，个别需要手输比如集装箱号，铅封号什么的，一定要再三核对！
这就是我总结的单证过程的一个小SOP，提供了一个思路。好的工具真的可以助力无穷。关于表格，大家可以根据自己产品的实际情况去做一份适合自己的。
还是米课的八字箴言：分享记录交流学习。我是SOHO小姐姐Linda，欢迎大家多多交流，不断升级。
@阿拉蕾小编 阿拉蕾小编，周末给你加🍗鸡腿，长身体多吃点。
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