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乐百氏
2021-03-04 19:14

论跟单工作的重要性

年初的时候有两位米友问我问题,都是涉及到跟单工作的,从她们的提问中,我感觉到她们对跟单工作好像有些误解和偏见,后来也跟其他米友交流过,发现这是外贸行业中的一个普遍现象,所以很想说一下我对跟单的理解。


一般业务比较稳定的外贸公司,会根据业务流程设定不同的工作岗位,比如业务员、跟单员、单证员、采购员等。

SOHO或小公司可能就没有这么明确的划分了,业务员可能会从头跟到尾,开发客户、谈订单、跟单、单证等等一条龙服务,这就对个人能力要求很高了,因为这些环节需要的能力是不同的。

业务员,要求的是主动开发客户的能力,谈判能力,需要头脑灵活,有个人魅力;跟单员,要求的就是细心、耐心,统筹安排、协调的能力;单证员,可能相对要求会低一些,只要细心、耐心就差不多能胜任了。

一般的外贸公司,都比较注重业务员的岗位,因为订单都是业务员谈下来的,就好比冲锋陷阵的将士,因此业务员的收入也是公司里最高的,一般是底薪加提成,自然是成交多,提成就多了。而跟单员就显得不那么重要了,有人觉得这个工作就是给业务员打杂,一般公司也不会给跟单员提成,只有固定工资。单证员的工作因为技术含量低,收入自然也是最低的。

有位米友,职位是业务助理,负责公司最大客户的跟单工作,拿固定工资,月收入过万,但她看到业务员是拿提成的,心理不平衡,也想去做业务,觉得自己做的跟单工作是“幕后工作”,是别人不屑去做的。

另一位向我提问的米友也是类似的看法。由此我感觉到可能很多人对跟单的看法都是这样的——不重要,没价值,收入低。


我做过单证和跟单,所以我对如何做好这两个岗位的工作深有体会,也对他们的重要性有不同的理解。我觉得他们就好像后勤部队,是保证军队的粮草弹药补给的,没有他们,业务员在前线就无法安心。

为什么?试想,一个跟单员,在安排订单的过程中漏洞百出,无法保证正常交期;一个单证员,单据经常出错,甚至影响客户提货、货款回收,那业务员面临的将是什么情况?客户的投诉就会让他焦头烂额,还会有新订单吗?还会有精力开发新客户吗?

所以,跟单和单证的重要性一点都不比业务员差。其实,就好像一只手的五个手指,长短不同,作用不同,但是重要性是一样的,我们肯定不会觉得中指长而觉得它更重要,对它格外爱护。对业务员、跟单员、单证员的岗位,我们也应该平等对待,特别是跟单员,我认为现在行业的普遍看法是有待改变的。


作为一个外贸公司的跟单员,一般的工作大概是:客户下订单之后,把订单下给相应的工厂,监督产品质量和交期,提前安排租船订舱,安排工厂发货,等等。如果产品比较复杂,还要协调配件、辅料、包装物料的生产,工作会很繁琐,这就考验跟单员的统筹协调能力,还要耐心细致,不能出错。


我曾经做过眼镜片的出口业务,当时客户来订单,基本都是传真件,有的是手写的,有的是打印的,我收到之后,要把订单数量输到电脑里。这个活儿是很考验细心和耐心的。那时候的传真是找不到了,只找到一个订单表格,给大家看一下。

眼镜片文件01.png


眼镜片分近视和远视,单位有时候会是付,有时候会是片。刚开始的时候我就把远视的输到近视的栏里了,被老板骂了一顿,以后再也没有出过错。


我还找到2009年我自己总结的每个客户的业务流程,截图其中一个客户的,也给大家看一下:

眼镜片文件02.png
眼镜片文件03.png
眼镜片文件04.png
眼镜片文件05.png


我自己制作了很多表格,规范流程,节省时间,提高效率,也减少出错的概率。

所以,我在这个公司做了几个月之后,老板就放心地把一切交给我,他自己去搞新产品的工厂了。直到我离开这个公司,客户和工厂都对我的工作非常满意,不希望我离开。当时是因为一些个人原因离开的,老板还把我骂了一通,后来我知道他也是不想让我走,他说他招的业务员在这方面没有一个超过我的。


举我个人的例子,是想说,跟单的工作不是那么简单就能做好的,要想做得出色也是需要付出很多努力的,不仅要work hard,还要work smart。


如果按照80/20法则,一个公司的80%的订单会来自20%的老客户和大客户,那么维护好这些老客户、大客户就是非常重要的事。如何让客户对我们的服务满意,自动追加更多的订单给我们?跟单员的工作其实是举足轻重的。


所以,我想对外贸公司或者工厂的老板说,一定要重视跟单员的作用,把合适的人放到这个位置上,而且在薪酬上也要给予重视,不能跟业务员差距太大。这样公司的业务才能更稳定,越做越好。


如果你现在做着跟单的工作,也千万不要妄自菲薄,如果公司不重视跟单,那你更要提高自己的能力,想办法比别人做得出色,让老板看到你的价值。如果你在这个岗位上能做得让别人望尘莫及,那我相信你做其他任何事情也都会非常出色。


任何工作岗位,都不是别人来赋予价值和意义,而是自己来定义。如果你适合这个岗位,那就安心把工作做好,做到超出别人的预期,你就是不可取代的,这个岗位也会因你的努力而闪光!


热爱外贸的朋友们,愿你们都能找到适合自己的位置,成为那个最好的自己!


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乐百氏 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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乐百氏

大学国际贸易专业,从事外贸出口近30年,历经国营公司、私营公司、SOHO等各种工作状态,与时俱进,活到老,学到老。

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