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Wangxia
2019-07-07 21:32
谈谈外贸团队管理中的有效沟通
本篇优秀文章被收录在“那些你不知道的管理经验”专题

曾经很长一段时间里,我对管理完全抓不到头绪。我不知道要怎么去管,从哪里开始,该做些什么。从没被人管过,没有参照,没有榜样(很多年前没有各种线上线下课程各种圈子各种群),我非常非常迷茫。内心很紧迫的告诫自己必须尽快学会有效的带领团队管理好业务团队。也时常反问自己,为什么你可以自如的应对不同的客户灵活处理各种业务事情,却管理不好业务部门的这么几个同事? 我开始试着寻找做外贸业务与做外贸团队管理的共同点。



某天某件令人沮丧的事情发生后,我顿悟: 做业务,是人与人之间的沟通,做管理,也是人与人之间的沟通。既然我能处理好与众多客户的关系,那么我就能处理好与同事之间的关系。既然我能做好业务,那么我一定有办法做好管理呀!给了自己信心后,我把之前要管的思路转向怎样与团队同事更好更有效的沟通上面。



以下简单举例几个我思路上的转变:
1. 曾经我以为给团队成员够多的客户资源,随时乐意回答他们的问题,在他们需要的时候帮助他们,我这个老大就算很好了。现在想来作为管理者其实是不够的。(就像要做好外贸业务,只是报价并回答客户的问题是不够的,如果你能深入了解客户公司情况知道客户性格喜好能主动提供各种方案你会做得更好。)


举个例子,我大学曾经玩得很好的学妹,毕业后没有找到她想要的外贸工作,我答应她让来我们公司上班。来了之后,工作上我知无不言,言无不尽。她前期业务表现不错,因为信任,在我忙不过来的时候后来也让她负责一部分的采购。结果大家可以猜到,工作一年左右的时候她开始飞单。当我知道这件事情的时候,我没有很愤怒或者很激动,只有失望。那种被最信任的人背叛的感觉,语言无法表达。
当然这不是今天的重点。再回想这件事情,我对她不再有任何怨恨。


反省自己,我带的人出了问题,我自己一定哪里也有问题。为什么她会飞单?我哪里做的不对或不够好? 如果现在的我穿越回去,我会做哪些改变?
我的回答: 我跟她之间的沟通出了问题。大学的时候我们是学姐学妹的关系,经常聊天谈心,所以关系不错。工作后,我每天只顾拼命工作(经常早晨八点工作到晚上十点十一点),脑袋里只想着怎么样有更多的客户拿更多的订单。除了上班时间工作上的交流,我们基本没有别的交谈。我不知道下班或者周末她都干些啥,不知道她最近有什么忧愁或开心的事,节假日没有关怀或祝福,她生日我也不记得。我没有错(事业初期,当时的我每天疯狂工作,那会的我对自己也不够关心不够好),但我可以做得更好。 如果穿越回去,我一定会对她多一些关心,抽空与她多一些工作上生活上的沟通。有可能结果会不一样。(外贸业务中不要怪客户为什么离你而去,自己多反省多总结)



2. 曾经以为每个人都是努力的,积极的,自觉的。其实不是,每个人都不一样。有一些人干什么都积极性不高,不努力,或者不知道怎么努力。作为老大,如果你觉得这个人可以培养,那么你需要去引导他指点他,发现并发掘他的潜力,经常鼓励又不时给些压力,或拉他或推他往前走。有些人很聪明,悟性高,但是粗心,有些懒惰。作为老大,你需要让他扬长避短,并时不时督促他。等等这些,都需要管理者通过有效的沟通来让他放下戒心接纳你信任你,从而跟随你,一起变更好。(就像外贸业务中,每个客户的情况都是不一样的,有一些注重质量有一些注重交期,有一些只看重价格,有一些性格急躁有一些优柔寡断,我们作为业务需要见机行事"因材施教"。)



沟通是必要的,重要的,那么怎样进行团队管理中的有效沟通呢?


以下是我在实践中总结的几个有助于有效沟通的方式:


1. 即时快速沟通。我与所有业务人员都在同一个大办公室。工作上他们有任何问题都可以随时与我口头或书面沟通。我也会看情况给他们一些必要的指示或建议。(外贸业务中的快速回复及时反馈。)


2. 每周一次周会,每个人依次分享本周主要工作内容和遇到的工作上的主要或有代表意义的事情。好的经验,吸取的教训,客户的赞扬,投诉,订单处理过程中碰到的问题,自己的疑惑等等。有需要时大家一起讨论,棘手的我会给一些我的建议,想法。他们反馈的问题,我会解答,涉及到产品质量包装交期等方面的,会开完后我会马上找相关人员了解并给出解决方案。工作上让业务人员没有后顾之忧。(外贸业务中及时了解客户对公司产品质量等各方面的看法,提出各种方案,给予专业的建议,真诚,让客户无条件信任你)


3. 周报表上最后一栏:每周分享。这个是我强制要求大家每周周会必说的一点。分享内容不限,可以是工作上的,生活上的,内容可以是一本书一首歌一句自己有共鸣的话,一部电影一个自己玩过的好玩的地方,社会热点甚至明星八卦等等。通过每周分享,一来可以互通有无扩大知识面,二来可以加深团队成员的互相了解。(外贸业务中加深与客户了解可以通过与客户聊天或者关注客户sns等等加深了解)



4. 每周周会结束后,我会轮流单独与一名团队成员进行一次深入的沟通谈话。针对各人不同的情况,内容包括但不限于: 表扬或肯定最近做的好的地方,提出可以改进的地方并给予建议,讨论下一步工作重点,协助突破成长,询问他工作生活上有没有什么问题,或有没有什么想对我说的。深入沟通这一点我觉得在团队管理中非常的重要。(外贸业务中的深入研究分析客户网站,分析客户往年订单趋势,根据市场形势给予客户好的建议等等都与此类同)


5. 不定期举办其它一些集体活动: 生日会,节假日小礼物,团队出游(纯游玩),集体学习活动等等。这些都有助于提高团队向心力和凝聚力。(外贸业务中的拜访客户接待客户,客户生日节假日问候等等)


6. 要大家认可我的工作理念,有的时候直接给建议团队成员不一定会真的听进去。那么可以利用第三方的说法去逐渐影响。如我们公司买了米课课程供大家学习,我买过很多本毅冰老师的书和很多本优势谈判送给团队成员,看到好的文章我会推荐给大家看,等等。(外贸业务中的第三方认证,各种证书,大客户合作成功案例等)


以上所有基于的一些前提:


1. 作为管理者,我是非常希望我的团队成员学到更多的东西,能赚更多的钱(管理者与团队成员的总目标必须是一致的)。一方面我的工作经历和阅历让我能较为清楚的看到他们的优缺点,知道怎么帮助他们提升和突破。另一方面,我必须保持不断学习的状态,以便更好的带领大家不断前行。
2. 团队成员必须是我认可的,并且与公司三观一致的人员。团队管理中,沟通并不是万能的。
3. 以上方法只适合小公司小团队。具体方案大家要根据各自公司的实际情况来决定。


以上,希望对大家有所帮助。

@阿拉蕾小编 我的管理经验专题


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Wangxia 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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