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Katrina92
2021-06-29 20:27

客户管理工具👉Zoho|如何实现半自动化、系统化


经常会有人私信我关于Zoho好用不好用的问题。

很多人对Zoho还不是很了解,主要需要花一定的时间去操作和熟悉这个工具。

一个工具的使用门槛越高,大家对它的兴趣度就会降低。

但即便如此,我个人认为还是很有必要去了解Zoho这个工具。


最近我一直在重复的话题👉“高效“和”优化“。

“高效”和“优化”是贯穿我们工作和生活始终的。

高效本质上就是提升你做事情的杠杆率。

用高效的工具,将所做的事情流程化,标准化,自动化,释放未来你更多的时间。

现在早已是“知识型工作者“的时代,人与人之间,比拼的不再是一天工作几个小时,而是同样的一个小时,我们的做事效率有多高,产出价值有多高。


特别对于现阶段,越来越多的人都体会到时间不够用的问题,也都在寻求时间管理的方法。

那今天就先从外贸人最关心的客户管理的问题开始吧,看看Zoho工具,如何帮助我们实现高效。

Zoho的功能非常强大,我也还在探索中,仅仅是将目前我用到最多的也是最需要的板块分享给大家。

时间有限,我没有办法一股脑儿的去了解所有的板块,根据现阶段需求去匹配对应的功能就好。

随着我们的阶段性变化,我们对zoho的其他板块需求越来越明显的时候,再去投入更多的时间去了解和使用。

如果大家有更好的补充,也欢迎留言哦~~大家互相交流交流02.png


Zoho有一个All in one套餐叫Zoho one,目前官方价格是2800/年(一个邮箱账号)

Zoho one可以理解成苹果的IOS系统,里面单独的App就是我们手机下载的各个App。

但Zoho这几个单独的App,是相辅相成的,客户数据是连通的,不是单独存档的,这样才有可能理解成系统性的工具。

很多人会问,我现在只需要客户管理系统,就单独买CRM系统可以么。

答案是可以的,但价格跟Zoho one基本上差不多,官方其实也是鼓励你使用套餐。

国外很多线上工具的商业模式就是最大限度地增加用户的粘度,你用的越多,越频繁,你就越离不开这个工具,本质上就是占据用户终身价值

据了解,Zoho有40 独立的app,未来还有可能继续增加。

以下红色方框是我目前在使用的App,其他App待开发中。

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​🌟Analytics


我当初选择Zoho的其中一个点,就是它们有数据分析和报告。

它结合了内部和外部的所有行径的数据和报告,内外管理兼顾

内部比如Leads, Contacts, 客户跟进往来数据,公司内部人员每天的工作内容沉淀,外部比如客户行为数据等。

未来是大数据时代,国内外电商平台掌握的核心就是大数据,通过数据分析了解消费者的喜好和动向,从而更精准的投放广告。

我们平时了解到C端的数据比较多,做B端,可能比较容易忽略用户数据的收集和分析。

国外很多做B端或者C端的公司都在使用EDM工具比如Mailchimp, Benchmark,就是集合了“一次时间多次出售”,“数据沉淀“,”数据分析“,“用户测试”等,实现高效开发。

这些数据,就是隐藏在冰山以下的信息,是我们作为Sales肉眼看不到的。

当我们手上集合了一大批数量的客户行为,你跟同行之间就能产生信息差。

以下是大致的界面截图,Zoho里面数据和内容的呈现方式是非常多样化和全面的,

我认为对于组织管理者来说,以后主要的工作内容就是定期看数据和project management。(嗯....就是未来我想要实现的工作模式)


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🌟CRM


这是大部分外贸人使用最频繁,也是最关注的一个APP。

先看Home界面,这个界面是可以自己定制的,你可以选择这个界面出现什么板块。

比如默认的是“Open task“和”Today's lead“在一行,便于每天打开Home界面的时候优先处理询盘和客户跟进的事宜。

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简单地视频演示CRM主界面的定制👇

CRM主界面定制化演示CRM主界面定制化演示https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/173b5aa6-e1e5-494a-9149-ff6f88e4eb39/QQ20210505-175821-HD.mp4


以下是Leads的界面,大家可以看到Leads的来源,比如Chat, WebSite Visit等。

我把Zoho Sales IQ(跟踪客户访问行踪)的独立App,跟官网连接起来,所以客户通过聊天窗口或者官网Contact Us界面询盘的时候,信息会自动进入CRM的leads板块。


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🌟那就先顺便介绍下Sales IQ


这是Sales IQ的手机界面,客户访问来源比如Google还是Linkedin,还是Google Ads, 以及访问哪个页面,停留的时间是多久都会显示。


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这是Sales IQ的电脑界面。


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这类信息对你开发客户不能起到直接作用,但可以作为一个信息源,让你实时了解网站的动态信息。比如客户来自不同国家的比例,客户对哪类产品比较有兴趣。

每一次发布领英动态/Email campaign/谷歌广告投放都能通过访问量的数据获取及时反馈。(前提设置Call to action引导客户去你的网站)

当下你开发客户的时候,不一定就能马上捕捉到切入点,但随着这些信息的积累,你会自然而然找到开发客户的切入点了, 这是一小部分信息源。

如果一个客户通过Leads导入到你的系统,那之后他再次访问你们的网站时候,Sales IQ就可以直接出现对方的名字和邮箱了。

我之前用自己的邮箱做过test,所以每次我进我自己的网站会留下行踪轨迹的。


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以下是Leads的界面,实际上跟Contacts的界面是一样的。

经过筛选,有效的Leads可以直接转化为Contacts。


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传统的客户管理方法是非常分散的,而Zoho能够把客户来源,客户行踪轨迹,客户来往跟进信息都集合在客户的个人界面,信息源就比较集中,实现高效地跟进。


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以下视频是简单的介绍下Leads或Contacts的界面👇

Leads/Contacts界面演示Leads/Contacts界面演示https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/9cb5db75-1c29-46ab-ac1a-a310ee834054/QQ20210615-184930-HD.mp4


管理员有权限把客户分配给不同的业务员,直接Change Owner就行了。

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基本上我用到的就下面几个板块,大家可以每个板块点进去看看界面,每个界面都是可以实现定制化的。

根据自己的产品属性和习惯,去定制属于你自己的界面。


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各个板块的定制化操作:

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🌟如何实现半自动化跟进?


关键在于模版的设置和workflow的设置,以下是我设置的部分邮件模版。


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比如我每次在领英上收到客户的私信,表示对我们的产品有兴趣,问的最多的是catalog和pricelist。

那么我就把这个回复邮件做成标准的模版。

每次收到外部的客户询盘,快速分析之后,确认对口,就把他加到CRM的contacts的清单里,就会出现以下的客户界面,然后可以直接点击"Send Email“。


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点击“ Choose Template"


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就会出现之前设置好的模版,选择catalog这个主题。


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就会自动出现下面的邮件内容。

当然你也可以直接附上目录册文件,但我怕文件太大容易被拦截,所以我还是选择让客户自己下载。


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第二封邮件,我就会马上发报价单给客户,这是之前设定好的模版,直接选择对应主题即可。


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我也是去年才开始将邮件模版半自动化操作。

因为我之前在领英收到很多私信,客户跟我要目录册和报价单,我这个人又很不喜欢重复性的工作。

虽然每次也不需要编辑,复制粘贴就好,但步骤多了也很费时间~

于是我就思考把重复性回复设置成通用的模版。

常规的产品推荐,行业信息,公司活动,等等你都可以设置成模版,定期跟进。(刷存在感很有必要)

有时候,一封邮件,两封邮件,客户回复不回复,不是很重要,重要的是,你要定期提供有价值的信息,刷存在感。

至少在客户面前混个脸熟,久而久之,某个时刻,客户有相关需求就会回复你,甚至主动联系你,这类拉长线的生意,作为泛开发的范涛。


我就遇到过好几个这样的客户,其中有个两年前领英加的客户,除了一开始打个招呼,后面一直没有互动。

突然有一天,他主动联系我说:我们换产品经理了,你可以去联系他,还主动跟我分享了各种产品和行业信息,以及他们的升降桌是跟谁买的,质量如何等等。嗯~我也顺便套了一些信息。他还表示经常在领英看到我发的信息。(刷存在感的重要性,哈哈哈哈)

CRM的系统会有邮件打开提醒的,大家可以看下如下界面。

也就是你发出去的邮件,可以确定客户有没有打开,再看是否进一步跟进。


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🌟Zoho Campaign


Zoho campaign跟Mailchimp是差不多的功能。

以前我是用Mailchimp进行EDM邮件营销了,买了Zoho之后,就替换成Zoho campaign, 跟Zoho CRM进行打通,整合客户信息和数据。

以前我还特地买了Yesware来查看客户打开邮件背后的行为数据,现在不需要了,Zoho自带的系统已经包括邮件跟踪服务了。

我看到Zoho在拓展市场上的其他第三方进行整合,且Zoho的中国销售说还会继续开拓相关的潜在工具,我个人的理解:这也是Zoho的竞争优势之一。核心就是可以将多种工具集合在一个平台(All in one workspace),实现数据一体化,这是我看好Zoho的原因之一。

像之前Yesware, mailchimp,我停止使用的时候,数据就归零了。

这是我发送成功一封EDM邮件的界面。


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这是点进去的分析报告,后面还有一些更形象的图表展示。


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这里发送的客户列表是直接从Zoho CRM导入进来的,发送成功之后,在CRM的Contacts界面的email板块出现这封邮件的记录。

EDM邮件营销的目的是实现“一次时间多次出售”,可以作为泛开发或者信息传播的工具。

泛开发也是客户开发的一部分,泛开发和精准开发(一对一)相辅相成的。

如今我们要意识到的是:我们作为米课学员,很多人手上不缺客户资源,缺的是如何有效地管理,跟进和转化客户。

客户在手上没有利用好,就是浪费了资源。

那精准开发一定是最好的方式,但我们的时间很有限,我们能精准开发的客户数量也很有限,且每次精准开发的投入也不一定都有结果的。

单一的泛开发或单一的精准开发效果可能不会达到最佳,两者结合起来一定能够提高我们的客户转化率。


🌟Zoho Social


SNS社交媒体平台运营比如Linkedin, Facebook, Instagram, Youtube现在都变成了大部分公司的标配了。

带有社交连接的客户粘性会比较高。

每天360度,多方位的去展示你和你们公司的肖像,让客户记住你和你的公司,有需求主动联系你就会成为自然而然的事情。

实现的也是“一次时间多次出售“,“一对多”的模式。

相信大家都知道SNS社交媒体的巨大商业价值。

但毕竟多平台管理,也是占用不少时间的。

Zoho social可以一键实现多个平台同步发送。


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假如你刚好出差或旅行,你可以提前预约发送时间,比如做好接下来一个星期的动态发布。

你出门在外的时候,让平台自动帮你工作。


🌟Workflow


Wokflow也是设计到多个板块的,这一部分我也还在继续探索中。

比如客户发来询盘,你可以设置1-7-15-30的自动邮件发送周期。

大家有没有发现,每次我们注册国外的第三方工具,注册之后就会定期收到他们的邮件,这都是他们提前设定好的规则,实现邮件定期自动化发送。

我们如果能把这一套模版通过workflow设定好,我们就可以通过销售漏掉的模型去过滤客户资源。

但这一套的模版应该是关键,需要我们花一些时间去设计和优化。

以及各类询盘进来之后,我们可以按照国家的规则来设定,自动分配给对应的业务员,这是Zoho比较基本的功能。

Workflow还体现在Zoho campaign里,比如针对已打开邮件的客户,主动发送一封邮件,或者主动进入CRM系统的contacts list里面等等,这些主要基于筛选机制。


Zoho还有更多待开发的功能,很难通过一篇文章讲清楚,后续有机会再继续跟大家分享吧~~



上周读完《原则》这本书,希望把里面的几段话分享给大家,跟我想要打造的系统化,半自动化平台是契合的,也坚定了我继续优化和前行的信念。


🌟设计你的机器并使之系统化

如果你仅仅集中精力于手头的每件任务或案例,就会受困于逐一应对的局面。

相反,你应该更多考虑自己在做什么样的事情及其原因,从手头的事例中提炼出相关的原则,把流程系统化, 从而相当于建造出一部机器。

与完成手头的任务相比,建造机器要花费大约两倍的时间,但是一切终有回报,机器可以通过学习和提炼经验使得未来的工作更加有效。


🌟出色的管理者就是一家机构的工程师

他们把机构当成机器看待,进行维护和改进。

他们设计出流程图,展示机器如何运作,如何对设计进行评估。

他们开发出量化工具来评价每个独立的机器部件(最重要的是人)和整部机器的运转情况。

他们不断对设计和人员进行完善以便更好发挥作用。

任何层级的管理者,如果不具备组织工程师的技能,就不会成功。


🌟制定量化评价工具

量化工具能够通过提供数字,在仪表盘上显示报警灯等方式说明机器运转的结果,是进行效果评价的客观途径,并对提高生产率往往有良好功效。

如果你的量化工具足够好,你仅凭该工具就可以对人们的行为及后果做出准确的判断。


我很喜欢下面这张图,分享给大家~~12.png

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总结

科技是实现杠杆效果的另一个了不起的工具,我们一定要紧跟时代的步伐,通过科技工具的使用,让我们加速前进~~与大家共勉。


最后,如果你喜欢这篇文章,不要忘记点赞和转发哦~~07.png06.png

上次提到点赞过500,结果很快就实现了。这次挑战下一个目标,看点赞能否过100005.png,将成为我下次继续分享Zoho的动力。02.png


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Katrina92 谁在评论里提醒下这位作者,懒得连名片都没填写。
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Katrina92

🌟角色:外贸女性创业者 🌟领域:深耕人体工学办公家具 🌟支持批发和零售😜 我们承接国内外批发订单(品牌商,批发商,政府或工程类订单),以及国内C端 🎈我为我的产品代言🎈 欢迎大家来撩~👏

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